Как проводить учёт спортивного инвентаря

В нашей стране работает чуть больше 10 тысяч коммерческих фитнес-клубов и тренажерных залов. Всего же спортивных организаций (секций, ДЮСШ, профессиональных клубов и т.д.) более 40 тысяч.

Аналитики в 2025 году отметили рост интереса к спорту и увеличение потока посетителей. Из-за этого инвентарь быстрее изнашивается, часто теряется и требует замены. Особенно это касается мелких предметов: скакалок, резинок, мячей, гантелей, эспандеров, которые легко забывают и теряют.

В коммерческих клубах учёт, как правило налажен — там используют специализированные CRM-системы. Но в бюджетном, массовом секторе используется «ручной учёт» силами администраторов. Учёт ведут в бумажных журналах «учета спортивного инвентаря» или электронных таблицах. С такой проблемой к нам как раз обратился администратор одного из спортивных центров Подмосковья.

Пошаговый план внедрения учёта и инвентаризации спортивного инвентаря по QR

В этой статье мы разбираем фактический учет: как сделать так, чтобы гантели не терялись, коврики вовремя списывались, а администратор за 5 минут мог найти нужный фитбол. Поэтому, если вас интересует оформление спортивного инвентаря по ФСБУ для налоговой, то в это статье этой информации нет.

1. Внести всё оборудование в Инвентарь.TeamDo

Вы можете загрузить создать карточки для каждого предмета вручную или сделать импорт из файла 

Для каждого тренажёра, гантели, коврика создаётся отдельная карточка. В ней можно указать название, инвентарный и серийные номера, состояние, стоимость (чтобы понимать масштаб потерь) и даже загрузить фото.

Можно создавать группы или комплекты. Это позволит объединить спортивное оборудование по какому-то признаку (так как принято у вас): по залам, по типу оборудования (например, «штанги», "фитнес-резинки" и т.д.).

Самый удобный способ — это импорт из файла Excel.  В Инвентарь.TeamDo есть готовый шаблон, в который можно внести всё, что у вас есть.

2. Распечатать и наклеить QR-коды

Система сама сгенерирует для каждого предмета уникальный QR-код.

3. Настроить выдачу и возврат 

Как это работает

Сотрудник, который берёт инвентарь, просто сканирует QR-код своим смартфоном (не нужен специальный сканер). В системе он выбирает действие «Выдать» и указывает себя как ответственного.

В карточке предмета будет видно, у кого он, когда был выдан. Всё прозрачно, никаких бумажных записей.

Настроить автоматические напоминания о возврате

В программе есть уведомления в Телеграм, МАКС, электронную почту.

Вы устанавливаете дату возврата и система напомнит сотруднику.

Если срок прошёл, а предмет не вернули — уведомление может уйти вам и руководителю. 

4. Контролировать, анализировать, проводить инвентаризацию

Поиск

Поиск удобный, узнать где и какое спортивное оборудование находится можно быстро по названию предмета и другим характеристикам.

Отчёты

Инвентаризация по QR-кодам

Можно определить порядок регулярных проверок, например, каждый понедельник утром. Технически это может  выглядеть так:

• Ответственный сотрудник проходит по спортивным залам.
• В каждом зале он сканирует QR-код на проверяемых предметах своим смартфоном. 
• В системе у предмета помечается состояние «Успешно». 
• По результатам проверки сотрудник выгружает файл с результатами проверки и передаёт руководителю.

Инвентаризацию можно проводить перед открытием спортивного клуба полную или частичную: в зависимости от того, что нужно контролировать.

Об авторе

Ольга Бачина — специалист в бухгалтерском и управленческом учете, инвентаризации и учёте НМА. Отвечает за финансовое взаимодействие с клиентами и развитие продуктовых фич в продуктах Инвентарь и Цифры. Опыт в IT более 15 лет.