Контроль продления доменов

Потеря домена из-за того, что счёт вовремя не оплатили — очень распространённая история. О таких ошибках стараются никому не рассказывать. Вот три интересных примера потери домена у крупнейших мировых компаний: 

Как контролировать своевременное продление доменов? Как минимизировать финансовые и репутационные риски, связанные с их случайной потерей? И как оптимизировать трудозатраты сотрудников?

Домены контролирует отдел маркетинга, оплачивает  — бухгалтерия

Это самый распространенный и понятный сценарий. Контроль за корпоративными доменами возложен на отдел маркетинга. Это значит, что сотрудник должен заранее подавать заявку на оплату доменов в бухгалтерию. 

Сделать это можно обычным способом, отправив заявку по электронной почте или передать служебную записку. Но можно и альтернативным способом — через сервис управления цифровыми активами.

Реализация сценария: алгоритм 

Шаг 1. Настройка прав и структуры Тимду

Первоначальная настройка нужна для создания общей рабочей среды для всех участников. Настройка Групп доступа, ролей, пользователей и прав.

• Перейти в раздел «Администрирование → Группы».
• Создать группы, роли, права. 
• Добавить пользователей и дать им соответствующие роли и права: руководитель отдела маркетинга, интернет-маркетолог, бухгалтер.  Подробнее в Руководстве пользователя

Настройка прав для участников:

При такой конфигурации бухгалтер будет видеть список доменов, сможет получать уведомления, но не сможет вносить новые домены или редактировать текущие.

Настройка ролей и прав гарантирует, что уведомления и доступ к редактированию будут только у ответственных лиц.

Шаг 2. Создание реестра доменов: заполнение карточек на домены 

Реестр доменов создаёт один раз, а затем актуализируется по мере необходимости. Жизненный цикл домена состоит из четырёх состояний: 

1. «Использование» (активен)
2. «Закупка» (ожидает оплаты)
3. «Резерв» (не используется, но сохранён)
4. «Списано» (не используется)

Все действующие активы будут в состоянии «Использование». Все домены, к которых закончится дата регистрации автоматически будут переведены в состояние «Списано».

Действия интернет-маркетолога при составлении реестра доменов:

• Перейти в раздел «Цифры → Активы». Внести все домены в группу  «Домены».
  
  Заполнение одной карточки занимает ~2,5 минуты. На 10 доменов уйдёт около 25–60 минут.

Поля для карточки с описанием домена:

• Название домена
• Дата окончания срока действия  — ключевое поле для отслеживания.
• Стоимость домена
• Ссылка на аккаунт регистратора
• Настраиваемые поля: можно добавить поле «Статья бюджета», «Код затрат для 1С», «Документ»

Этап 3. Настройка автоматического контроля (выполняет интернет-маркетолог)

Настройка уведомлений — разовая установка правила. Нужно установить то количество дней, за которое нужно начинать присылать уведомления 

Настройка напоминаний о продлении:

• Перейти в раздел «Администрирование → Цифры → Настройки». 
  
• Установить правило: отправлять уведомление за 30 дней до даты окончания. 
  Получатели: все члены группы «Домены» с правами на редактирование.

Этап 4. Действия сотрудников после получения уведомления 

Уведомления об окончании срока действия домена получат все, но все действия будет осуществлять интернет-маркетолог:

Интернет-маркетолог

«Получил уведомление → зашёл в Цифры → зашёл в Карточку домена → проверил актуальность домена»

«Согласовал оплату с руководителем → отправил заявку в бухгалтерию по принятому в компании каналу (email, CRM)» 

«Получил сообщение об оплате→ зашёл в Цифры → у Домена выбрал Продлить → внёс новую дату окончания в карточку домена, (например, 1 год)»

Руководитель отдела маркетинга

«Получил уведомление → подтвердил необходимость продления интернет-маркетологу» 

Бухгалтер

«Получил уведомление → получил заявку на продление → оплатил продление → сообщил в отдел маркетинга о продлении»

Ежемесячная отчетность для руководства

Руководитель маркетинга в любой момент может зайти в раздел и увидеть историю изменений и актуальный статус.

Используя фильтры и отчеты в ЦИФРАХ, Руководитель отдела маркетинга может быстро получить данные:

• Сводку по затратам: сколько было потрачено на домены за месяц или период.
• Контроль приближающихся дат: список доменов, требующих продления в ближайшие 1–2 месяца.

Изменение сценария после увольнения сотрудника

В Тимду работает ролевая модель. Это значит, что при увольнении, например, интернет-маркетолога нужно:

• удалить пользователя из Тимду
• добавить нового пользователя и выдать ему роль «интернет-маркетолог»

Изменение сценария после изменения процесса

Если в организации изменился процесс, то надо настроить права у ролей нужным образом. Например, теперь за продление доменов отвечает и системный администратор и бухгалтер. Бухгалтер должен сам отслеживать сроки продления доменов и после оплаты их продлевать. Права нужно настроить так:

Масштабирование: учёт других активов

По аналогии с доменами можно учитывать и контролировать SSL-сертификаты, лицензии на ПО, аккаунты в веб-сервисах и другие цифровые активы с ограниченным сроком действия.