ООО «Вайар» — томская типография, работает с юридическими лицами и создаёт сувенирную продукцию на заказ. Каталог полиграфических услуг обширен и включает в себя много позиций: от привычных блокнотов и ручек до шоколадок с логотипом заказчика и печати на ткани. Начав свой путь еще более 20 лет назад, организация растет и развивается, на данный момент она поставляет свою продукцию в 15 регионов Российской Федерации.

Директор «Вайар» Ольга Лебольд — Фото Веры Зерновой. Ольга Лебольд, директор ООО «Вайар»

Учёт в типографии, это, обычно, складской учёт. В него включают приём материалов для производства (оприходование), списание и инвентаризацию. Складской учёт помогает принимать материалы для полиграфии в одних единицах измерения (например, бумагу в рулонах или пачках), а реализовывать в других (например, в штуках).

Но в типографии есть не только складской учёт. Есть средства производства. Крупные печатные станки — ризографы, плоттеры, офсетные машины. В компании используется 25 производственных машин.

Есть множество мелкого инструмента — резаков, фальцовщиков, биговщиков и пр. Есть оргтехника — компьютеры и софт, который на них установлен. Есть мебель — столы, стулья для рабочих мест.

Несмотря на то, что все в типографии «перед глазами» и «под рукой» решено сделать реестр. Он поможет вести учёт в одном месте и включить туда:

историю покупки и обслуживания,
историю ремонтов,
гарантийные документы, чеки
ссылку на сайт поставщика (продавца),
норму амортизации.

Решение для инвентаризации

Существует два вида инвентаризации: регулярная, которая проходит раз в год, и фактическая, которую проводят по мере необходимости. В типографии была запланирована инвентаризация второго типа.

Как проходила фактическая инвентаризация?

Сотрудник, который занимается проведением инвентаризации, получает на руки бумажный документ со списком оборудования. Далее ему нужно проверить наличие всего оборудования «глазами» и отметить то, что на месте.

Что хотелось бы учитывать при фактической инвентаризации?

Было важно сохранить информацию о таких характеристиках, как инвентарный и серийный номера, технические параметры техники, дату покупки, историю ремонтов (если они были), стоимость при покупке, амортизационную стоимость.

Еще одним запросом от «Вайара» стал раздел с текстовыми примечаниями в свободной форме для описи брака и возможность прикрепить фотографии оригиналов документов.

Сервис для учёта и инвентаризации

Директор «Вайар» решил попробовать облачный сервис Инвентарь.TeamDo, у которого кроме требуемых функций ещё есть и такие:

генерация QR-кодов для печати наклеек,
инвентаризация по QR-кодам,
и (что важно) учёт расходников.

Базовое решение Инвентарь.TeamDo «в облаке» рассчитано на команду до 30 человек пользователей, 1 000 единиц имущества и неограниченное количество расходников.
Годовая стоимость облачного решения на 18 июня 2026 г. составила 14,900 ₽.

Что ещё нужно для инвентаризации?

Для проведения инвентаризации потребовался 1 человек и всего 3 единицы техники:

Компьютер для внесения данных.
Сервис нетребователен, подойдут даже ПК со слабыми характеристиками. Нужно подключение к интернету и браузер.
Принтер для печати наклеек с QR-кодами. Использовали небольшой термопринтер.
Смартфон с камерой для сканирования QR-кодов.

Такой способ учета не требует больших вложений или сложной специализированной техники. Нужное оборудование найдется в любой компании.

Почему не в Excel и не в бумажном «Журнале учёта и выдачи инструмента»?

Несмотря на то, что все бумажные докуметы по имуществу хранятся в папках, быстрой найти нужный документ среди других не получается. В электронном журнале поиск проходит за секунды и перед глазами вся история: от покупки до ремонта.
Учёт в файле тоже не очень удобен ни для быстрого просмотра, ни для актуализации информации.

Ход инвентаризации

Работа была разбита на 4 этапа.

Этап 1. Регистрация компании ООО "Вайар" в системе Инвентарь.TeamDo

Директор «Вайара» заполнила форму на сайте TeamDo и получила e-mail с ссылкой для первого входа в систему. Компания получила учётную запись для входа в прилоение Инвентарь.TeamDo.

Интерфейс

Интерфейс интуитивно понятен. Есть возможность установить цветовую тему из набора тем.

Этап 2. Настройка системы под задачи компании

В настройках сервиса пользователи могут вносить изменения.

Типы инветаря

Для удобного поиска, разделения оборудования по категориям составили список типов инвентаря.

Схема «Типография»

Запросом «Вайар» было сохранение дополнительной информации о технике

Для этого мы добавили дополнительное текстовое поле в шаблон карточки. Теперь для каждой единицы техники «по умолчанию» всегда есть новое поле, которое можно заполнить.

Роли

Сервисом могут пользоваться те сотрудники, которым директор «Вайар» даст доступ к сервису. Внутри сервиса «ролевая модель». Это значит, что можно настроить права: кто-то сможет вносить данные и редактировать, а кто-то — только читать.

Этап 3. Внесение данных о имуществе типографии. Импорт из Excel

Заполнение первичных данных проходило так:

Описания внесены в Excel-файле по образцу. Файл скачивается из сервиса и заполняется данными.
Импорт заполненного файла в сервис.

Какие данные внесли:

тип оборудования
название
производитель (информации не было, стоит значение "неизвестен")
продавец
стоимость
описание
инвентарный номер
включение/исключение из инвентаризации
учёт геолокации

Сколько денег в имуществе? Стоимость и калькуляция

Для каждой единицы, в любую карточку можно указать стоимость покупки. И получить итоговую сумму по всему имуществу или группе.

Обновление данных

Excel-файл можно будет использовать снова, не убирая уже внесенные данные. Инвентарь.TeamDo при импорте распознает повтор данных и не будет создавать дубликат.

Скорость внесения данных

Ввиду небольших размеров компании и хорошей организации уже имеющихся документов, работа проходила быстро и заняла не больше 3 часов.

Cпустя пару дней после основной инвентаризации, в компанию поступил новый буклет-мейкер. Его было удобнее учесть через приложение, заполнив специальную форму.

Какая инвентаризация подойдет именно Вам? Зависит от объема поставленной задачи и вида оборудования.

Табличная форма требует подготовить заранее список типов техники и дополнительные разделы, иначе считать файл не получится.

Форма на сайте позволяет свободно редактировать эти параметры, но в случае большого количества техники, это займёт много времени.

Этап 4. Печать QR-кодов и их проверка

Финальным этапом инвентаризации стала маркировка оборудования.

На основе внесённых данных система автоматически сгенерировала уникальные QR-коды для каждой единицы техники.

Их распечатали на принтере для этикеток.

Готовые стикеры с кодами аккуратно наклеили на корпуса машин в места, куда можно дотянуться вытянутой рукой.

Сразу после оклейки была проведена обязательная проверка с помощью смартфона с функцией сканера.

Каждый из кодов был успешно распознан программой.

При этом доступ остаётся контролируемым: просмотреть информацию можно только с устройства, авторизованного в системе.

Это исключает случайную утечку данных.

Итоги инвентаризации

Инвентаризация оборудования компании заняла 3 часа и была проведена всего одним человеком.

Были замечены и зафиксированы дефекты имущества, как внешние, так и функциональные, были подробно описаны, а также сфотографированы.

Бумажный формат не позволил бы хранить такой подробный объем информации.

Удобство использования Инвентарь.TeamDo раскрывается со временем, после проведения 2–3 повторных инвентаризаций.

Сервис автоматически напомнит о необходимости проверить оборудование спустя установленный промежуток времени.

Автор статьи: Демочкина Евгения, студентка ТПУ, Инноватика, 3 курс

Редактор: Анна Крампец