Начав свой путь еще более 20 лет назад, организация растет и развивается, на данный момент она ведет сотрудничества с 15 регионами Российской Федерации.

Также компания предоставляет услуги дизайнеров, готовых разработать внешний вид сувениров под любой запрос.

Директор компании, Ольга Лебольд, испытывала ряд трудностей во время ремонта и планового осмотра техники:

Информация об оборудовании хранится в бумажном виде, что занимает физическое место на складе. Помещение небольшое, в нем нет лишней квадратуры, всё отведено под машины и расходные материалы.
Поиск документов и чеков на технику занимает время и влечет за собой потерю человеко-часов.
Бывает и такое, что информация о станках может быть утеряна или перепутана.

Для решения этих проблем, «Вайар» обратились к нам. Важно было цифровизировать и автоматизировать процесс инвентаризации.

Решение для инвентаризации

Существует 2 вида инвентаризации: регулярная, которая проходит раз в год, и фактическая, которую проводят по мере необходимости.

В компании была запланирована инвентаризация второго типа.

Сотрудник, который занимается проведением инвентаризации, получил на руки бумажные документы об оборудовании.

Было важно сохранить информацию о таких характеристиках, как инвентарный и серийный номера, технические параметры техники, дата покупки и стоимость.

Еще одним запросом «Вайара» стал раздел с текстовыми примечаниями в свободной форме для описи брака и возможность прикрепить фотографии оригиналов документов.

В качестве инструмента было выбрано облачное решение Инвентарь.TeamDo, имеющее все необходимые функции.

Базовое решение рассчитано на команду до 30 человек пользователей и 1 000 единиц имущества и неограниченное количество расходников.

Годовая стоимость облачного решения на 18 июня 2026 г. составила 14 900р.

Для проведения инвентаризации потребовалось лишь 3 единицы техники:

Компьютер для внесения данных. Сервис нетребователен, подойдут даже ПК со слабыми характеристиками
Принтер для печати наклеек с QR-кодами
Смартфон с функцией скана

Такой способ учета не требует больших вложений или сложной специализированной техники. Нужное оборудование найдется в любой компании.

Ход инвентаризации

Работа была разбита на 4 этапа для удобства команды и отслеживания результатов в режиме реального времени.

Этап 1. Регистрация компании в системе

Директор «Вайара» заполнила форму на сайте TeamDo и получила e-mail с ссылкой для первого входа в систему. Для компании заранее был создан аккаунт на платформе для проведения инвентаризации.

Интерфейс интуитивно понятен и имеет возможность кастома цветовой темы.

Этап 2. Настройка системы под нужды компании

В настройках сервиса пользователи с нужным уровнем доступа (их также называют ролями) могут вносить определенные изменения.

Запросом «Вайар» было сохранение информации о технике и дополнительный текстовый раздел.

Всё это было внесено в шаблон и не требует создания новых полей для каждой единицы техники отдельно.

Также для удобного поиска и разделения оборудования по категориям был составлен список типов инвентаря.

Этап 3. Внесение данных

Ввиду небольших размеров компании и хорошей организации уже имеющихся документов, работа проходила быстро и заняла не больше 3 часов.

Заполнение данных проходило в Excel-файле по образцу, откуда данные импортировались в сервис.

Этот метод удобнее и быстрее, если за раз нужно внести большое количество данных по единому шаблону. Именно поэтому этап подготовки так важен.

Данную таблицу можно будет использовать снова, не убирая уже внесенные данные. Система сама распознает повтор строки и не будет создавать дубликат.

Cпустя пару дней после основной инвентаризации, в компанию поступил новый буклет-мейкер. Его было удобнее учесть через приложение, заполнив специальную форму.

Какая инвентаризация подойдет именно Вам? Зависит от объема поставленной задачи и вида оборудования.

Табличная форма требует подготовить заранее список типов техники и дополнительные разделы, иначе считать файл не получится.

Форма на сайте позволяет свободно редактировать эти параметры, но в случае большого количества техники, это займёт много времени.

Этап 4. Печать QR-кодов и их проверка

Финальным этапом инвентаризации стала маркировка оборудования.

На основе внесённых данных система автоматически сгенерировала уникальные QR-коды для каждой единицы техники.

Их распечатали на принтере для этикеток.

Готовые стикеры с кодами аккуратно наклеили на корпуса машин в места, куда можно дотянуться вытянутой рукой.

Сразу после оклейки была проведена обязательная проверка с помощью смартфона с функцией сканера.

Каждый из кодов был успешно распознан программой.

При этом доступ остаётся контролируемым: просмотреть информацию можно только с устройства, авторизованного в системе.

Это исключает случайную утечку данных.

Итоги инвентаризации

Инвентаризация оборудования компании заняла 3 часа и была проведена всего одним человеком.

Были замечены и зафиксированы дефекты имущества, как внешние, так и функциональные, были подробно описаны, а также сфотографированы.

Бумажный формат не позволил бы хранить такой подробный объем информации.

Удобство использования Инвентарь.TeamDo раскрывается со временем, после проведения 2–3 повторных инвентаризаций.

Сервис автоматически напомнит о необходимости проверить оборудование спустя установленный промежуток времени.

Автор статьи: Демочкина Евгения, студентка ТПУ, Инноватика, 3 курс

Редактор: Анна Крампец