Инвентаризация

Любое предприятие проводит инвентаризацию. На любом предприятии есть, что инвентаризировать. Какие здесь особенности, какие здесь нюансы и к каким сложностям надо готовиться? 

В инвентаризации участвуют товарно-материальные ценности. Все, чем располагает предприятие, является товарно-материальными ценностями: мебель, оборудование, устройства, товары. Если предприятие работает с цифровыми данными, в инвентаризации участвуют и нематериальные активы, которые также должны быть учтены. Например, программное обеспечение, книги, знания. 

Структура инвентаризации

Чтобы работать со всем массивом собственности, предприятию необходимо понимать, сколько у него каких активов. Для этого существует инвентаризация, а у инвентаризации, как и у всех вот этих видов собственности, есть определённые информационные слои. 

• Первым информационным слоем является номенклатура, то есть перечень тех самых активов в собственности предприятия.
• Второй информационный слой это материально ответственные лица. Все сотрудники предприятия в той или иной степени являются материально ответственными лицами. Кто-то из сотрудников отвечает за активы, кто-то ими пользуется на постоянной основе, кто-то пользуется временно, кто-то просто имеет доступ. 
• Третий информационный слой — место расположения активов. Даже у небольших предприятий могут быть несколько помещений, в которых находятся та или иная номенклатура инвентаризации. 

Соответственно, если вы подводите итоги какого-то отчётного периода, то вы должны знать: 

• где находятся товарно-материальные ценности;

• кто за них отвечает;

• кому они принадлежат в данный момент. 

На все эти вопросы должна отвечать инвентаризация.

Как часто проводится инвентаризация? 

Инвентаризацию имеет смысл проводить в самом быстром случае раз в месяц. Удобнее  всего проводить её раз в квартал или даже раз в полгода. Реже, наверное, инвентаризацию вряд ли где-то проводят. Каждое предприятие, конечно же, само для себя должно вот этот регламент выработать и ему следовать. 

Как процедура, это достаточно серьёзное мероприятие, которое очень сильно зависит от того, какого размера ваше предприятие. То есть, если вы, допустим, супермаркет, инвентаризация у вас будет занимать несколько часов. В ней будут принимать участие все сотрудники. Надо будет заранее готовиться к проведению этой инвентаризации, составлять план её проведения. Вся компания принимает участие в инвентаризации, и к этому надо будет готовиться. 

Если у вас небольшая компания, вы вполне можете сделать инвентаризацию за час. Но все равно вам надо понимать, как вы это будете делать. Все должно быть подготовлено заранее, то есть вы должны как предприятие, как бизнес, быть готовыми к проведению инвентаризации. 

После проведения инвентаризации вы понимаете, сколько у вас тех или иных ценностей, предметов, собственности, активов, материальных и нематериальных. 

Итак, мы провели инвентаризацию. Что дальше? 

Мы знаем, где и что у нас находится, кто ответственные лица, в каком состоянии те или иные предметы, собственность, товары, мебель и программное обеспечение.

Теперь мы подводим итоги инвентаризации. Нам мало знать того, что у нас находится вот такой объём активов, нам надо понимать, увеличилось ли их количество. Мы должны подвести прибыли. Это редкость, но такое случается. Конечно, чаще предприятие терпит убытки. 

Чаще вещи теряются, вещи ломаются, вещи пропадают, и это относится, к сожалению, не только к материальному миру, но и к миру программного обеспечения, к нематериальным активам. Они тоже могут менять собственника, менять своё состояние. Если у вас в организации несколько центров владения имуществом, предметами и прочими активами, значит, вы должны провести инвентаризацию во всех этих отделах во всех этих центрах, а потом подвести итоги инвентаризации. 

Обычно этот процесс проводят руководители отделов. У кого-то образовались убытки, которые нечем покрыть в соседних отделах. Значит, что-то пропало в этом отделе. Итоговый документ по итогу инвентаризации ложится на стол к руководству компании. Тут уже в зависимости от того, как вы определитесь и руководство принимает то или иное решение. 

В большинстве случаев итоги инвентаризации оказывают своё влияние на систему мотивации сотрудников. Сотрудник не должен быть заинтересован в том, чтобы товарно-материальные ценности куда-то пропадали. Но надо понимать, если у вас крупный объект с высоким человеческим трафик, то товарно-материальные ценности могут ломаться и пропадать, и это не всегда вина сотрудников. Соответственно, здесь нужен здравый подход. 

Регламенты инвентаризации

Чтобы грамотно провести инвентаризацию, вы должны заранее подготовить: 

• регламент проведения инвентаризации;

• регламент работы с товарно-материальными ценностями; 

• влияние этой работы на систему мотивации сотрудников;

• регламент процедур и их периодичности. 

И если у вас будет установлен порядок проведения инвентаризации, то с большой вероятностью после внедрения этой системы через некоторое время вы обнаружите, что у вас уменьшилось количество пропаж. У вас больше порядка, и в любой момент времени вы знаете, где и что находится. 

Между инвентаризациями у вас тоже должен быть порядок работ с материальными ценностями. То есть перемещение любого стола из одного помещения в другое должно проходить через некую систему учёта смена собственника. Это просто принципы работы с товарно-материальными ценностями и другими активами в нашем предприятии. 

Инструменты для проведения инвентаризации

Для проведения инвентаризации могут использоваться самые разные инструменты: бумага, тетрадки, exel, таблицы в google. 

Инвентаризация от платформы TeamDo

Есть специализированные программные решения. У нас в TeamDo есть продукт для инвентаризации «Учет оборудования», который обеспечивает ежедневный, удобный, практичный учёт товарно-материальных ценностей.

Ваши сотрудники, специально выделенные для проведения инвентаризации, будут пользоваться этим программным продуктом каждый день, а вы, как собственник предприятия, сможете в любой момент времени получать картину по вашим активам, материальным и нематериальным. 

Стоимость активов

Ваши активы, материальные и нематериальные, кроме всего прочего, имеют ещё такую характеристику как стоимость. Бизнес строится вокруг денег. Иногда ради денег. И деньги всегда присутствуют в любых учётных системах, которые работают с бизнесом. Как вы можете получить полную финансовую картину вашего предприятия? 

Вы проводите инвентаризацию, и вы смотрите в систему, в которой вы проводите работу с номенклатурой своих активов. Там есть такая характеристика, как стоимость конкретной позиции. Вы её суммируете и понимаете, сколько у вас денег в активах, сколько денег под контролем руководителей ваших подразделений и какова динамика изменения этих финансовых потоков. Это тоже финансовые потоки вашего предприятия за тот или иной отчётный период. 

Эти цифры иногда дают, совершенно удивительные открытия для предприятия, особенно для небольших предприятий. Через призму денег вы по-другому смотрите и на потери, и на неожиданные приобретения, которые у вас где-то образовались. Здесь, конечно, надо понимать, что если у вас где-то постоянно происходят какие-то приобретения, то это проблема, с которой надо разбираться точно так же, как и с потерями. 

В любом случае, получив такую картину, вы смотрите на свой бизнес несколько иной стороны. Вы получаете ещё один взгляд на те процессы, которые происходят у вас в компании. Значит, вы можете не только их брать во внимание, но и пытаться ими управлять, и это будет легче после того, как вы наведёте порядок в инвентаризации.