Инвентаризация

Любое предприятие проводит инвентаризацию. На любом предприятии есть, что инвентаризировать. Какие здесь особенности, какие здесь нюансы и к каким сложностям надо готовиться? 

В инвентаризации участвуют товарно-материальные ценности. Все, чем располагает предприятие, является товарно-материальными ценностями: мебель, оборудование, устройства, товары. Если предприятие работает с цифровыми данными, в инвентаризации участвуют и нематериальные активы, которые также должны быть учтены. Например, программное обеспечение, электронные книги, знания. 

Содержание

Структура инвентаризации

Программа для инвентаризации Инвентарь.TeamDo

Виды инвентаризаций в организации

Как часто проводится инвентаризация? 

Итак, мы провели инвентаризацию. Что дальше? 

Регламенты инвентаризации

Инструменты для проведения инвентаризации

Проблемы инвентаризации

Как автоматизация инвентаризации устраняет проблемы

Технологии инвентаризации

RFID-инвентаризация

Инвентаризация с использованием QR-кодов 

Стоимость активов

Инвентаризация в медицинской организации

Инвентаризация в строительной организации

Инвентаризация в школе

Порядок проведения инвентаризации

Инвентаризация в кафе, ресторане

Пример инвентаризации в организации

Учёт имущества и инвентаризация в отеле

Учёт оргтехники в диджитал-агентстве

Учёт в сети игровых компьютерных клубов

Структура инвентаризации

Чтобы работать со всем массивом собственности, предприятию необходимо понимать, сколько у него каких активов. Для этого существует инвентаризация, а у инвентаризации, как и у всех вот этих видов собственности, есть определённые информационные слои. 

• Первым информационным слоем является номенклатура, то есть перечень тех самых активов в собственности предприятия.
• Второй информационный слой это материально ответственные лица. Все сотрудники предприятия в той или иной степени являются материально ответственными лицами. Кто-то из сотрудников отвечает за активы, кто-то ими пользуется на постоянной основе, кто-то пользуется временно, кто-то просто имеет доступ. 
• Третий информационный слой — место расположения активов. Даже у небольших предприятий могут быть несколько помещений, в которых находятся та или иная номенклатура инвентаризации. 

Соответственно, если вы подводите итоги какого-то отчётного периода, то вы должны знать: 

• где находятся товарно-материальные ценности;

• кто за них отвечает;

• кому они принадлежат в данный момент. 

На все эти вопросы должна отвечать инвентаризация.

Виды инвентаризаций в организации

Компания вправе выбрать подходящий ей вид инвентаризации из всех существующих.  Инвентаризации в организации можно разделить на виды по разным критериям:

По обязательности проведения

Обязательная проводится в соответствии с законодательством РФ, добровольная — по инициативе руководителя. Повторная (контрольная) нужна для перепроверки найденных расхождений.

По периодичности

Плановая проводится в установленные законом сроки. Внеплановая — при наступлении особых событий для проверок. Внезапная нужна в целях дополнительного контроля. Событийная происходит по обстоятельствам.

По охвату (объёму)

Полная (сплошная) — проверке подлежит всё имущество и все обязательства компании.

Выборочная (частичная) — подсчитывается только часть основных средств или товарных запасов. Локальная (целевая) — выполняется проверка одного конкретного вида имущества. 1

По методу выполнения

Натуральная — всё физически считается, взвешивается и т. д..

Документальная — наличие и состояние проверяемых объектов происходит по документам. Так проверяются расчёты, нематериальные активы.

По методу проведения

Документальная — проверка проводится на основе просмотра документов об имуществе. Натуральная — проводится путём физического осмотра имущества. 

Как часто проводится инвентаризация? 

Инвентаризацию имеет смысл проводить в самом быстром случае раз в месяц. Удобнее  всего проводить её раз в квартал или даже раз в полгода. Реже, наверное, инвентаризацию вряд ли где-то проводят. Каждое предприятие, конечно же, само для себя должно вот этот регламент выработать и ему следовать. 

Как процедура, это достаточно серьёзное мероприятие, которое очень сильно зависит от того, какого размера ваше предприятие. То есть, если вы, допустим, супермаркет, инвентаризация у вас будет занимать несколько часов. В ней будут принимать участие все сотрудники. Надо будет заранее готовиться к проведению этой инвентаризации, составлять план её проведения. Вся компания принимает участие в инвентаризации, и к этому надо будет готовиться. 

Если у вас небольшая компания, вы вполне можете сделать инвентаризацию за час. Но все равно вам надо понимать, как вы это будете делать. Все должно быть подготовлено заранее, то есть вы должны как предприятие, как бизнес, быть готовыми к проведению инвентаризации. 

После проведения инвентаризации вы понимаете, сколько у вас тех или иных ценностей, предметов, собственности, активов, материальных и нематериальных. 

Итак, мы провели инвентаризацию. Что дальше? 

Мы знаем, где и что у нас находится, кто ответственные лица, в каком состоянии те или иные предметы, собственность, товары, мебель и программное обеспечение.

Теперь мы подводим итоги инвентаризации. Нам мало знать того, что у нас находится вот такой объём активов, нам надо понимать, увеличилось ли их количество. Мы должны подвести прибыли. Это редкость, но такое случается. Конечно, чаще предприятие терпит убытки. 

Чаще вещи теряются, вещи ломаются, вещи пропадают, и это относится, к сожалению, не только к материальному миру, но и к миру программного обеспечения, к нематериальным активам. Они тоже могут менять собственника, менять своё состояние. Если у вас в организации несколько центров владения имуществом, предметами и прочими активами, значит, вы должны провести инвентаризацию во всех этих отделах во всех этих центрах, а потом подвести итоги инвентаризации. 

Обычно этот процесс проводят руководители отделов. У кого-то образовались убытки, которые нечем покрыть в соседних отделах. Значит, что-то пропало в этом отделе. Итоговый документ по итогу инвентаризации ложится на стол к руководству компании. Тут уже в зависимости от того, как вы определитесь и руководство принимает то или иное решение. 

В большинстве случаев итоги инвентаризации оказывают своё влияние на систему мотивации сотрудников. Сотрудник не должен быть заинтересован в том, чтобы товарно-материальные ценности куда-то пропадали. Но надо понимать, если у вас крупный объект с высоким человеческим трафик, то товарно-материальные ценности могут ломаться и пропадать, и это не всегда вина сотрудников. Соответственно, здесь нужен здравый подход. 

Регламенты инвентаризации

Чтобы грамотно провести инвентаризацию, вы должны заранее подготовить: 

• регламент проведения инвентаризации;

• регламент работы с товарно-материальными ценностями; 

• влияние этой работы на систему мотивации сотрудников;

• регламент процедур и их периодичности. 

И если у вас будет установлен порядок проведения инвентаризации, то с большой вероятностью после внедрения этой системы через некоторое время вы обнаружите, что у вас уменьшилось количество пропаж. У вас больше порядка, и в любой момент времени вы знаете, где и что находится. 

Между инвентаризациями у вас тоже должен быть порядок работ с материальными ценностями. То есть перемещение любого стола из одного помещения в другое должно проходить через некую систему учёта смена собственника. Это просто принципы работы с товарно-материальными ценностями и другими активами в нашем предприятии. 

Инструменты для проведения инвентаризации

Для проведения инвентаризации могут использоваться самые разные инструменты: бумага, тетрадки, exel, таблицы в облачных документах, иногда в 1С.

Как автоматизация инвентаризации устраняет проблемы

Технологии инвентаризации

RFID-инвентаризация

RFID-инвентаризация — это система автоматизированного процесса учёта товаров, основных средств и другого имущества, обеспечивающий эффективный контроль за его перемещением в любой момент времени. Основа технологии RFID-инвентаризации — возможность пометить объект радиометкой (RFID-меткой), а затем считать её номер с помощью радиочастотного считывателя. Организовать такую инвентаризацию непросто, нужны:

• RFID-метки
• Считыватель RFID-метки (мобильный терминал)
• Программное обеспечение

Инвентаризация с использованием QR-кодов 

Инвентаризация с использование QR — это процесс, при котором на объекты учёта наклеивается этикетка с QR-кодом и краткой информацией.

Cистема «Инвентарь.TeamDo». В ней нужно создать структуру имущества, назначить ответственных за учёт, внести имущество вручную или импортировать из файлов, напечатать наклейки с QR-кодами и расклеить на имущество. Затем можно проверять наличие, сканируя QR-коды, и настраивать периодичность инвентаризации. Полный процесс инвентаризации по QR.

Стоимость активов

Ваши активы, материальные и нематериальные, кроме всего прочего, имеют ещё такую характеристику как стоимость. Бизнес строится вокруг денег. Иногда ради денег. И деньги всегда присутствуют в любых учётных системах, которые работают с бизнесом. Как вы можете получить полную финансовую картину вашего предприятия? 

Вы проводите инвентаризацию, и вы смотрите в систему, в которой вы проводите работу с номенклатурой своих активов. Там есть такая характеристика, как стоимость конкретной позиции. Вы её суммируете и понимаете, сколько у вас денег в активах, сколько денег под контролем руководителей ваших подразделений и какова динамика изменения этих финансовых потоков. Это тоже финансовые потоки вашего предприятия за тот или иной отчётный период. 

Эти цифры иногда дают, совершенно удивительные открытия для предприятия, особенно для небольших предприятий. Через призму денег вы по-другому смотрите и на потери, и на неожиданные приобретения, которые у вас где-то образовались. Здесь, конечно, надо понимать, что если у вас где-то постоянно происходят какие-то приобретения, то это проблема, с которой надо разбираться точно так же, как и с потерями. 

В любом случае, получив такую картину, вы смотрите на свой бизнес несколько иной стороны. Вы получаете ещё один взгляд на те процессы, которые происходят у вас в компании. Значит, вы можете не только их брать во внимание, но и пытаться ими управлять, и это будет легче после того, как вы наведёте порядок в инвентаризации.

Инвентаризация в медицинской организации

Для проведения инвентаризации в медицинском учреждении создаётся постоянно действующая инвентаризационная комиссия, персональный состав которой утверждает руководитель. 

Процесс инвентаризации в медицинской клинике можно условно разделить на несколько этапов:

Подготовительный. На начальном этапе необходимо определить сроки проведения инвентаризации, согласовать план действий и распределить роли среди сотрудников. Следует определить потребности клиники в инвентаре и убедиться, что складские помещения, где хранится имущество, подготовлены к инвентаризации. Имущество необходимо упорядочить в зависимости от назначения, сроков годности и требований к хранению. Оно должно быть снабжено ярлыками и промаркировано. Персонал, который будет участвовать в инвентаризации, необходимо проинструктировать и обучить. Также следует подготовить необходимые инструменты для учёта: счётные листы, сканеры штрих-кодов, Excel-таблицы и другие технические средства.
Фактический. В этот период проводится сама инвентаризация. Сверяется фактическое количество и состояние имущества и запасов с данными бухгалтерского учёта, заполняются инвентаризационные описи. Особое внимание необходимо уделить медицинскому инвентарю, так как клиника может обладать множеством схожих по внешнему виду и конструкции инструментов, имеющих разное предназначение. Каждый инструмент должен иметь инвентарный номер. 
Аналитический. На этом этапе полученные данные инвентаризационных описей сопоставляются с учётными данными, подготовленными бухгалтерией. В таких случаях составляются ведомости и выясняются причины несоответствия данных. 
Заключительный. На заключительном этапе предлагаются решения по оптимизации управления инвентарём и запасами, подводятся результаты инвентаризации и вносятся бухгалтерские записи в учётные регистры. 

Инвентаризация в строительной организации

Инвентаризация в строительной организации — это проверка соответствия данных бухгалтерского учёта фактическому наличию объектов, их состоянию и стоимости. Некоторые особенности инвентаризации в строительной сфере:

Проверка материальных ценностей. Проводится материально ответственными лицами в местах хранения ценностей, в том числе на отдельных строительных объектах, участках, подсобно-вспомогательных производствах и обслуживающих хозяйствах. Например, инвентаризацию материалов открытого хранения (песка, гравия, щебня) проводят путём геодезического обмера: перед проведением инвентаризации таким материалам придают правильную геометрическую форму, после чего замеряют высоту, а также длину, ширину (или диаметр основания) и производят подсчёт объёма материала по геометрическим формулам.
Инвентаризация незавершённого капитального строительства. В описях нужно указывать наименование объекта и объём выполненных по нему работ (по каждому отдельному виду работ, конструктивным элементам, оборудованию и т. п.).
Инвентаризация основных средств. Проводится специальной комиссией, назначенной руководителем в присутствии руководителя коллектива (если речь идёт о коллективной материальной ответственности) либо материально-ответственного лица по месту пребывания имущества (не только собственного, но и арендованного). В составе комиссии должен находиться бухгалтер, ведущий учёт основных средств.

Организации сами определяют дату проведения инвентаризации и могут выбрать для этой задачи несколько временных отрезков. Установленные периоды для проведения инвентаризации необходимо зафиксировать в учётной политике

Инвентаризация в школе

Инвентаризация в школе проводится с целью выявления фактического наличия имущества и неучтённых объектов, сопоставления этого наличия с данными бухгалтерского учёта и проверки полноты отражения в учёте обязательств. 

Некоторые обязательные случаи проведения инвентаризации:

• перед составлением годовой бухгалтерской отчётности;
• при передаче и возврате имущества в безвозмездное пользование;
• при смене материально ответственных лиц;
• при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
• в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями.

Порядок проведения инвентаризации:

Подготовка. Руководитель школы оформляет приказ о проведении инвентаризации, контролирует готовность инвентаризационной комиссии, устанавливает даты проверки и утверждает перечень инвентаризируемых фондов.
Фактическое проведение проверки. Члены инвентаризационной комиссии проверяют фактическое наличие, количественное выражение и положение имущественных ценностей. При этом обязан присутствовать материально ответственный за данный участок. 
Опись. Полученные результаты заносятся в инвентаризационные акты (они составляются в нескольких экземплярах, минимум в двух). 
Документальный анализ. Задокументированная информация сравнивается с имеющейся в бумагах бухгалтерии. При констатации несоответствий заполняется сличительная ведомость с формулировкой причины нестыковки.
Оформление результатов. По итогам контрольной проверки бухгалтерские данные приводят в полную идентичность с реальными. Для этого предусмотрены различные механизмы: взаимозачёт, списание убыли, оприходование излишков, отнесение на виновных лиц. 
Инвентаризации подлежат все нефинансовые и финансовые активы, обязательства и другие объекты бухучёта, которые находятся в школе на праве оперативного управления, в пользовании или аренде.

Инвентаризация в кафе, ресторане

Рекомендуется проводить инвентаризацию не реже одного раза в неделю или в месяц, в зависимости от объёма и особенностей работы заведения. 

Чек-лист «Как внедрить Инвентарь.Teamdo в кафе или ресторане»

Пример инвентаризации в организации

Учёт имущества и инвентаризация в отеле

Рассказываем как мы проводили учёт в отеле за 5 дней и внести в систему 5 088 объектов. 
Чек-лист «Проведение годовой инвентаризации в отеле с Инвентарь.TeamDo»

Учёт оргтехники в диджитал-агентстве

Рассказываем как провести ревизию «переговорки» и учитывать компьютеры «по частям».

Учёт в сети игровых компьютерных клубов

Компания ведёт учёт в киберклубах г. Тюмени: компьютеры, оргтехника и мебель.