Категории
Категории

Кейс: Инвентаризация в отеле All Inn

Управляющие отелем ALL INN искали недорогое облачное решение для регулярного учета и контроля материальных активов. Проводить учёт в отеле «вручную» на бумаге или в экселе трудозатратно, нужен инструмент, с которым можно проводить учёт с той частотой, которая нужна отелю. 

Для автоматизации процесса управляющие ALL INN обратились к команде TeamDo.

Об отеле

All Inn Хакассия

Комфортабельный отель ALL INN находится в Хакасии. Отель открыт в 2021 году, работает круглогодично и может одновременно принять до 100 гостей.

— 43 номера высшей категории
— Ресторан, лобби-бар, караоке-бар и круглосуточный рум-сервис, банный комплекс общественного формата
— Гараж на 150 снегоходов, посуточное и сезонное хранение снегоходов
— Комплексное обслуживание и аренда техники и оборудования — лыжи, сноуборды, снегоходы, квадрациклы
— Персональные сушильные шкафы 
— Заправка с 100 бензином на территории

ALL INN, Республика Хакасия, Орджоникидзевский район, с. Приисковое, ул. Советская, д. 52 

Задачи учёта и инвентаризации в отеле

  1. Провести первичный учёт основных средств в отеле: номерную базу отеля, зону регистрации (ресепшен), ресторан, караоке-бар, баню, конференц зал, тренажерный зал. 
  2. Автоматизировать процесс инвентаризации: внести все данные по каждому объекту, наклеить на объекты QR-кода, провести проверку на наличие.

Решение для внедрения инвентаризации

Управляющий отеля ALL Inn выбрал облачное решение Инвентарь.TeamDo

Базовое решение рассчитано на команду до 30 человек пользователей и 1 000+ единиц оборудования. 
Годовая стоимость облачного решения — 6 900 р. на 1 августа 2024 г.

При увеличении количества объектов учёта, стоимость решения увеличивается.

Приложение значительно сокращает время проведения инвентаризации за счёт: загрузки уже подготовленных файлов, возможности сканирования штрих-кодов и этикеток.

Важная функция приложения Инвентарь.TeamDo копирование данных: достаточно описать один типовой номер в отеле, а остальные сделать через «копипаст». Это значительно сокращает время на внесение и учёт одинаковых предметов.

Технические и программные средства инвентаризации

При инвентаризации использовали

  • планшет Xiaomi
  • ноутбук DNS
  • смартфон Google
  • смартфон Xiaomi
  • смартфон Iphone
  • Инвентарь.TeamDo
  • Эксель

Команда и сроки проведения

Инвентаризация шла 3 недели в несколько этапов:

  1. Подготовка первичной информации. Предварительно команда ALL INN самостоятельно проделала большую работу: подготовила первичные файлы с подробным перечнем базовой комплектации номеров. 
  2. Инвентаризация, наклейка QR-кодов и проверка наличия. В отеле работали 3 сотрудника TeamDo в течение 5 рабочих дней. Общие временные затраты составили 120 рабочих часов. 

Результат и эффекты от внедрения Инвентарь.TeamDo

В результате внедрения отель получил учёт и ревизию материальных активов. Собственник увидел всю картину целиком, включая общую сумму затрат на оснащение отеля.

В ходе внедрения стало понятно, что необходимо разделить зоны ответственности за разные участки между несколькими материально-ответственными лицами. Для этого в приложении TeamDo были: назначены ответственные лица проведена группировка материальных объектов по специфики.

  • 5 088 объектов учтено и проинвентаризировано:
    • Номера — 3 685 объектов
    • Ресепшен — 153 объекта
    • Баня — 373 объекта
    • Караоке — 122 объекта
    • Ресторан — 665 объектов
    • Тренажерный зал — 54 объекта
    • Конференц-зал — 38 объектов

Процесс инвентаризации

Подготовка и импорт файлов 

Команда на месте провела опись и подготовила файлы для загрзуки. Были внесено все оборудование по 7 зонам: номерной фонд, лобби, баня, караоке, конференц-зал, ресторан и тренажёрный зал. 

Как готовили файлы для импорта

  1. Брали готовый шаблон.
  2. Заполняли файл данными на месте: проходили по зоне и вносили оборудование. В процессе удобно участвовать вдвоём: один сотрудник осматривает помещение и оборудование, второй вносит в файл.
  3. Загружали файл в Инвентарь.TeamDo.

Зона регистрации гостей (лобби отеля)

153 объекта внесено в приложение: мебель и стойки регистрации, камеры видеонаблюдения, датчики, компьютерное оборудование и оргтехника, органайзеры, посуда, огнетушители, световые приборы, кашпо и ящики для цветов.

Ресторан

Ресторан находится на первом этаже отеля, общая площадь 320 м2 и состоит лобби-бар с барной стойкой на 8 персон и зал на 48 посадочных мест.

665 объектов внесено в приложение: мебель, текстиль, техника, световое оборудование, кашпо и гардины, техника (холодильники, кофемашины, весы, льдогенератор и пр.), наполнение столов, оргтехника и элементы декора.

Караоке

122 объекта внесено в приложение: мебель, компьютерное и музыкальное оборудование, световые приборы, текстиль, элементы декора.

Баня

учет оборудования отеля
Баня: фрагмент файла с оборудованием

373 объекта бани учтено в приложении: мебель, компьютерное и музыкальное оборудование, световые приборы, текстиль, элементы декора, предметы для парения.

Тренажерный зал

52 единицы оборудования внесено в приложение: спортивный инвентарь, мебель, световое оборудование, текстиль.

Конференц-зал

36 единиц оборудования внесено в приложение: мебель, световое оборудование, текстиль, игровой стол для пинг-понга, набор ракеток для пинг-вонга, проектор, видеооборудование, оргтехника.

Номера

Отель обладает прекрасно укомплектованным номерным фондом. На один номер приходится 78–85 едениц оборудования: мебель, техника, текстиль на окна, постельное бельё, посуда, элементы декора номера, плечики, расходные материалы для санузла. В приложение внесено: 3 685 единиц оборудования для 43 номеров.

Этапы инвентаризации номерного фонда:

Порядок инвентаризации номерного фонда проводился в несколько этапов. На первом этапе в TeamDo ещё не было возможности импорта данных и команда All Inn попробовала вносить данные «руками». Это оказалось очень долго и неудобно. Команда дописала импорт и отель начал готовить файлы с описанием оборудования номеров.

  1. Настройка в приложении Инвентарь.TeamDo. 
    Создана группа Номера и папки для каждого номера.
    Именование каждого номера соответствует его физическому номеру в отеле: Номер 112, Номер 113 и т.д.
  2. Подготовка файлов для импорта.
    Для каждого номера подготовлен свой файл. 
  3. Загрузка файлов в приложение.
    В соответствующую папку загружен файл с оборудованием. 
  4. Проверка результатов загрузки и внесение дополнений.
    Для каждого объекта можно добавить ссылку на сайт производителя, ссылку на фотографию.
  5. Проверка каждого номер: проверка наличия и наклейка QR-кодов.
    На месте команда прошла по каждому номеру, проверила наличие каждого предмета. На предмет наклеивает QR-код и сканирует его, подтверждая наличие.

Куда клеить наклейки с qr-кодами?

Гостям отеля наклейки не должны «бросаться» в глаза, поэтому предварительно нужно составлять карту расклеивания. Пример небольшой части карты "предмет - место наклеивания":

  • зеркало в комнате → невидимы торец сверху (повыше)
  • телевизор → нижняя часть 
  • стул→ под сиденье, на каркас 
  • пульт → под крышку
  • план→ правый или левый верхний угол
  • табличка → правый или левый верхний угол на белую сторону
  • душевая стойка → на стационарную лейку сверху
  • стол → под столешницу, где стоит стул
  • холодильник → правая или левая сторона, вглубь 
  • и т.д.

QR-коды и проверка наличия

Описание процесса

  1. Генерация QR-кодов.
    QR-код автоматически генерируется во время занесения объекта в приложение.
  2. Подготовка наклеек с QR-кодами.
    Из личного кабинета выгрузить QR-коды в нужном формате и распечатать. 
  3. Наклеить QR-коды на объекты.
  4. Проверить QR-коды.

Печать QR-кодов из приложения

Из личного кабинета формируется список QR-кодов на печать: все объекты, группы или коды к тем объектам, которые ещё ни разу не были напечатаны.

Печатать QR-кода можно на обычном принтере в офисе или на специализированном в типографии. Главное — у бумаги должна быть клейкая основа.

Подбирать решение (нужную плотность бумаги, ламинирование) нужно исходя предполагаемой частоты воздейсвия на QR-код. Например, если телевизор бумажная наклейка на телевизоре продержится намного дольше, чем на стакане.

Есть 6 шаблонов:

  • A4, ручная резка, 40 этикеток, 30×30 мм
  • A4, ручная резка, 35 этикеток, 33×33 мм
  • A4, ручная резка, 40 этикеток, 12×95 мм
  • A4, AVERY формат L7872, 80 этикеток, 35,6×16,9 мм, сайт avery.eu
  • A4, AVERY формат L7873, 48 этикеток, 45,7×21,2 мм, сайт avery.eu
  • 58×48, 1 этикетка, 50×40 мм, для специальных принтеров типа godex-g500-g530

Наклейка QR-кодов

Наклейка QR-кодов механический процесс. По возможности наклейка размещается так, чтобы её не было видно гостю отеля, например, на задней стороне объекта. Но в то же время, она должна быть без труда доступна для проверяющего.

Проверка наличия по QR

Проверять наличие объекта по QR-коду можно любым авторизованным в системе смартфоном. Процесс простой:

  1. Открыть в авторизованном смартфоне сканер.
  2. Навести сканер на QR-код.
  3. Данные о проверке будут переданы автоматически: дата проверки, точка геолокации, ФИО сотрудника.

Гости отеля могут пытаться сканировать QR-коды, но приложение Инвентарь.TeamDo никак не зафиксирует эти события.

Инвентарь.TeamDo 

размещение на сервере TeamDo

1,900 ₽ / 3,700 ₽ / 6,900 ₽ 
за 3 мес / 6 мес / 1 год