TeamDo и Excel: таблица сравнения

Критерий Excel Инвентарь.TeamDo
Старт использования Файл создаётся за минуту 5 минут в облаке
1 рабочий день на своём сервере
Стоимость решения Бесплатно или в составе офисного пакета 14 900 ₽ / год облако
132 900 ₽ / год коробка
Поиск предмета в списке Поиск по строке, настройка фильтров Поиск по любому незашифрованному полю: тип, группа, инвентарный и серийный номер, персона, стоимость, даты, статус проверки
Физический поиск предмета Никак: в файле нет связи с предметом По геолокации, наклейка с QR, скан смартфоном
Проверка наличия 500 предметов Обход с планшетом или распечаткой, ручной перенос отметок и сверка Обход с мобильным устройством, сверка моментальная, отметка ставится в приложении
Кто и когда вносил изменения История версий сохраняется в облаке Журнал изменений карточек: кто, когда, что изменил. Отдельно журнал действий пользователей
Кто что видит Доступ к файлу целиком или по паролю Права на уровне группы: полные, запись, редактирование, чтение. Отчёт по каждому предмету, группе, пользователям
Увольнение сотрудника (материально-ответственного лица) Файл может остаться копией. Если используется облачная версия, то может оставаться удалённый доступ Доступ отзывается в один клик, роль  выдаётся другому сотруднику
Внешний аудитор Отправка файла или «расшаривание» облачной версии Временный доступ на часы или дни
Местонахождение предмета Точность не гарантирована: поле  «местонахождение» заполняется вручную Геолокация указывается при последнем сканировании
Амортизация Расчитывается по предустановленной формуле, но пла и факт с учётом даты постановки на учёт собирается руками Автоматически расчитывается в карточке каждого предмета, в отчёте 32 поля: план и факт за месяц, дата внесения, ликвидационная стоимость, стоимость на начало, стоимость на конец амортизации и пр.
Ремонт и списание Пометка в колонке, дальше вручную Группы жизненного цикла, исключаются из графика проверок, амортизация продолжает считаться
Напоминание о сверке Вручную в своем календаре График по группам, уведомления в приложение, по емэйлу, МАКС, Телеграм 
Совместная работа Одновременная редактура, могут быть ошибки Каждый в своей группе
Генерация и печать наклеек с QR Генерация QR во внешнем приложении Более 20 шаблонов, офисный принтер или термопринтер Godex и Xprinter
Рост (увеличение данных)  Объём файла увеличивается  В SaaS блоками (+1000 карточек за 500 ₽/мес)

В on-permise без увеличения затрат
Работа без интернета Файл локально на ноутбуке работает всегда Без интернета не работает
     
     
     
     
     

Когда Excel достаточно?

Excel закрывает задачу, если:

— у вас 50-100 единиц имущества и оно не переезжает;
— сверка нужна раз в год и делает её один человек;
— нужен не учёт, а разовая опись для бухгалтерии;
— на объекте нет интернета — тут файл на ноутбуке объективно надёжнее;
— логика учёта такая, что под неё нужны собственные формулы, а не карточки.

Excel начинает мешать, когда:

— единиц несколько сотен и они перемещаются между кабинетами, филиалами, точками;
— сверка чаще раза в год, и каждый раз это обход с распечаткой и ручной перенос отметок;
— на вопрос «где этот ноутбук» отвечает не файл, а память сотрудника;
— по итогам сверки надо понять, кто отвечает за недостачу, — и в файле нет истории, кто менял строку;
— амортизацию свели вручную, и цифры уже не бьются с бухгалтерией.