Как пошагово организовать первую инвентаризацию и вовлечь сотрудников

Пошаговая дорожная карта запуска.

Шаг 1. Подготовка структуры и базы (1 день)

Не нужно вносить каждый ноутбук вручную — система поддерживает массовую загрузку.

Перейдите во вкладку «Импорт», скачайте официальный шаблон Excel.

Заполните базовые поля: название техники, серийные/инвентарные номера, стоимость покупки и ФИО ответственных сотрудников.

Загрузите готовый файл обратно в TeamDo — система автоматически сформирует карточки на каждое устройств.

Шаг 2. Настройка прав и доступов (1 час)

Подключите к системе сотрудников, чтобы они могли видеть закрепленное за ними имущество.

Добавьте 20 учетных записей ваших коллег в TeamDo.

Разделите их по отделам (маркетинг, продажи, ИТ).

Назначьте ИТ-администратора или завхоза «Управляющим» с полным доступом, а остальной команде дайте права «Пользователей» только для просмотра своего оборудования.

Шаг 3. Печать и расклейка QR-кодов (1-2 дня)

Система сама генерирует маркеры для каждого объекта.

Откройте вкладку «Инвентарь» → «Печать кодов».

Выберите сгенерированные объекты, настройте внешний вид наклейки (шаблон) и отправьте документ на печать.

Подойдет обычный принтер этикеток на клейкой основе.

Наклейте уникальный QR-код на корпус каждого гаджета (ноутбуки, мониторы, телефоны).

Шаг 4. Проведение проверки через смартфоны (1-2 часа)

Самый быстрый этап, который не требует отвлечения людей от работы.

В панели управления установите плановую периодичность проверок.

Назначенный ответственный (или сами сотрудники) открывает приложение TeamDo на своем смартфоне.

Он последовательно сканирует QR-коды на технике.

Система автоматически считывает код, фиксирует точное время проверки, геометку и отправляет отчет о подтверждении на сервер.

Если состояние техники изменилось, проверяющий может прикрепить к карточке свежее фото.

Шаг 5. Подведение итогов (30 минут)

Руководитель открывает в браузере автоматический отчет по инвентаризации.

Система подсветит расхождения: какая техника подтверждена, а какие устройства не прошли сканирование.

Вся история проверок навсегда останется в карточке конкретного оборудования.

1. Подготовка и запуск
2. Раздайте наклейки: Распечатайте QR-коды из TeamDo и раздайте сотрудникам. Пусть каждый наклеит код на свой рабочий ноутбук (обычно клеят на нижнюю крышку или возле тачпада).Активируйте проверку: В личном кабинете администратора TeamDo запустите сессию инвентаризации и выберите тип «Самопроверка сотрудниками».2. Инструкция для сотрудника (всего 3 шага)Отправьте команде в рабочий чат короткую памятку:Шаг 1: Войдите в свой корпоративный аккаунт TeamDo через браузер на смартфоне или мобильное приложение.Шаг 2: Нажмите кнопку «Сканировать QR» и наведите камеру телефона на наклейку на вашем ноутбуке.Шаг 3: Подтвердите статус устройства (например, выберите «Всё работает отлично»). При необходимости можно прямо с телефона прикрепить фото ноутбука, если на нем появились повреждения.3. Контроль результатов для руководителяВам не нужно никого опрашивать лично. Вы просто открываете дашборд TeamDo и в реальном времени видите статус:Зеленый список: Сотрудники, которые уже отсканировали технику. В их карточках автоматически обновится дата проверки и появится отметка «Подтверждено пользователем».Красный список: Те, кто еще не прошел проверку. Вы сможете отправить им напоминание в один клик.Такой подход повышает ответственность сотрудников за рабочую технику, так как они лично фиксируют её наличие и исправность в системе.