Все пароли к системе бронирования записаны в электронную таблицу или в ежедневник управляющего? Как управлять паролями и приватными ссылками так, чтобы их не потерять при увольнении сотрудников?
Защита паролей в отелях
- 7 мин
- 375
В РФ официально работает 31,4 тыс. отелей, гостиниц, хостелов и других мест отдыха. Номерной фонд на 2023 год составил 1,11 млн. номеров, в которых одновременно может разместиться 3 млн. человек. [1] Сейчас, по данным Ростуризма в туристической отрасли занято более 2,3 мл.человек. [2]
Внутренний туризм развивается и к 2023 году предполагается получить уже 382,6 тысяч номеров. Наибольший прирост ожидается на отели в сегменте 2*. [3]
Рост объектов размещения приведёт и к увеличению занятых людей в сфере гостеприимства. Текущие проблемы, связанные с нехваткой персонала, текучкой, необходимостью быстрого найма и обучения никуда не денутся, но будут стимулировать автоматизацию. Всё больше процессов будут переходить в «цифру».
Персонал отеля и цифровизация
Независимо от «звездности» и количества номеров в отеле есть хотя бы один бизнес-процесс в цифровом виде. Для того, что бы продать один номер нужно где-то (например, на Островке) опубликовать его описание, указать свободные даты и стоимость.
Так, у отеля появляется учётная запись в агрегаторе: ссылка, логин и пароль. Если отель активен в продвижении и продажах, то количество регистраций (и учётных записей) в агрегаторах растёт.
Где хранятся учётные записи? Кто из сотрудников в отеле пользуется учётными записями? В семейных отелях владеют и хранят эти данные — собственники/управляющие, в средних и крупных — управлящие/руководители и линейный персонал.
Сколько доступов и приватных ссылок приходится на гостиницу, хостел, санаторий, дом отдыха?
По рекомендациям Всемирной туристической организации (UNWTO-ЮНВТО) оптимальная численность персонала на 10 номеров в трехзвездочной гостинице – 8 человек, в отеле 4 — 12 человек, в отеле 5 — 20. Зная нормы нетрудно прикинуть численность сотрудников, которые ежедневно используют цифровые инструменты отеля. Это не менее 65% всего персонала.
Кроме сотрудников в штате есть взаимодействие с подрядчиками. Часто отели сотрудничают с рекламными и маркетинговыми агентствами, сервисными IT-компаниями.
По нашим расчётом не менее 30 ценных учётных записей приходится на небольшой отель/хостел (до 15 номеров):
- доступы к системе бронирования
- электронная почта
- мессенджеры
- финансовые инструменты
- агрегаторы, соцести, маркетинговые сайты
- доступы к системам видеонаблюдения, СКУД
Чем крупнее отель, чем больше персонала в нём работает, тем больше цифровых инструментов используется в работе.
Всё это — цифровые активы отеля, потеря которых ведёт к потерям денег, времени, репутации.
Что ещё может быть цифровым активом: домены, логотип, лицензии на цифровые продукты, криптовалюты, подтвержденные ключом, учетные записи, ответы на контрольные вопросы, электронные книги, патенты, конфигурации программного обеспечения, сертификаты и т.п.
Мы выделили пять основных блоков, которые есть у всех мест размещения:
Системы бронирования и управления отелем
Основной инструмент любого отеля, гостиницы, санатория, хостела, который обеспечивает продажи — бронирование номеров. Часть из них — облачные решения, которые доступны сотрудникам отеля из любой точки. Другие системы устанавливаются на сервер компании и доступ ограничивается частично или полностью физическим контуром отеля.
Топ 10
Наиболее популярны: TravelLine, Bnovo, Контур.Отель, 1С.Отель, RusTNG, Logus HMS, VOTBOX, АСУ Эдельвейс, Автопортье, OtelMS.
- Подразделение: Отдел бронирования, Отдел приема и размещения
- Кто использует: управляющий, администраторы, маркетолог, менеджер отдела бронирования
- Количество доступов: по количеству сотрудников (у каждого свой вход в Личный кабинет)
- Доступ: учётная запись (ссылка, логин и пароль)
Пример: у вас работает 1 управляющий, 1 маркетолог, 6 администраторов, 1 менеджер отдела бронирования. Всего у вас будет 9 доступов.
Как правило, управляющий имеет полный доступ ко всем данным, а администраторы ограниченный. Если кто-то из сотрудников уволится, то учётную запись нужно будет удалить.
Агрегаторы, сервисы для путешественников
Один из каналов продаж - размещение информации о номерах на популярных агрегаторах.
Топ 10
Gethotel.ru, INNBI, RUSSPASS, Островок.Ру, Яндекс.Путешествия, Суточно.Ру, Отелло, OneTwoTrip, TVIL.RU, Hotelbook
- Подразделение: Отдел бронирования, Отдел приема и размещения
- Кто использует: маркетолог, менеджер отдела бронирования
- Количество доступов: один доступ для отеля или по количеству сотрудников
- Доступ: учётная запись (ссылка, логин и пароль)
Маркетинговые инструменты — корпоративный сайт, соцсети, сайты вакансий
Корпоративный сайт — https://имя_сайта.ru
Профили для гостей и потенциальных сотрудников: ВКонтакте, Яндекс.Дзен, YouTube, RuTube, Одноклассники, Телеграм-канал.
Рекламные кабинеты и системы статистики: Яндекс.Директ, Яндекс.Метрика и пр.
Сайты для публикации вакансий: HH.Ru, Superjob.ru
- Подразделение: Отдел бронирования, Отдел маркетинга
- Кто использует: управляющий, администратор, маркетолог, кадровик
- Количество доступов: по количеству Личных кабинетов
- Доступ: учётная запись (ссылка, логин и пароль)
IT-инфраструктура: корпоративная почта, домен, рабочие места, СКУД
Настройкой и управлением корпоративной почтой, доменом, инфраструктурой (сервера, видеонаблюдение, клиентский/офисный WiFi), систем контроля и управления доступом (СКУД) в сетевых и крупных отелях занимается ИТ-подразделение. Небольшие отели могут, при необходимости привлекать подрядчиков.
Но, как правило, управляющий/собственник может не иметь всех данных.
- Подразделение: Администрация, ИТ-служба, служба безопасности
- Кто использует: ИТ-директор, системный администратор
- Количество доступов: по количеству Личных кабинетов
- Доступ: учётная запись (ссылка, логин и пароль), электронные сертификаты
Финансовые и другие учётные инструменты
Системы для учёта и управления финансами, электронный документооборот, взаимодействие с государственными службами, например, 1С, банк-клиент, ЭДО, Госуслуги.
- Подразделение: Администрация, Финансовый отдел
- Кто использует: управляющий, финансовый директор, бухгалтер, экономист
- Количество доступов: по количеству Личных кабинетов
- Доступ: учётная запись (ссылка, логин и пароль)
Три кита безопасности
Три принципа, которые можно использовать и для маленькой семейной гостиницы и для большого сетевого отеля:
Все активы принадлежат компании, а не сотруднику
Сотрудники получают доступы в зависимости от своей роли на время работы. При увольнении сотрудника компания не теряет цифровые активы
В компании есть процедура и инструменты по сбору, хранению, утилизации цифровых активов
Как навести порядок или «Порядок время бережёт»
Проведите инвентаризацию
-
Составьте реестр доступов и приватных ссылок — список всего, чем пользуются сотрудники (пароли для входа в «учетки», «админки», аккаунты и т.д.). Заберите у сотрудников и перенесите из файлов, листков бумаги, мессенджеров в одно место.
2. Оцените все активы по критериям: безопасность и незаменимость.
Безопасность: что произойдёт если вы потеряете этот актив? Например, какие потери понесёт отель, если система бронирования перестанет работать?
Незаменимость: как быстро мы можете заменить этот цифровой актив на другой? Сколько будет стоить замена? Например, сайт перестал работать. Как быстро вы сможете открыть новый сайт?
Внедрите политику безопасности
-
Пропишите для сотрудников свод правил: кто имеет доступ к тем или иным активам, кто может ими управлять.
Важно, чтобы доступы были только у тех, кому это действительно необходимо: у маркетолога — к соцсетям, у бухгалтерии — к личным кабинетам банка и налоговой.
-
Продумайте механизм изменения паролей при увольнении сотрудника и форс-мажорах.
- Определите механизмы выдачи паролей, доступов и приватных ссылок подрядчикам.
Внедрите менеджер паролей
-
Выберите подходящий менеджер паролей.
Для небольшого отеля подойдёт облачный менеджер паролей — недорого и не требует ИТ-специалиста в штате.
Для среднего и крупного выбирайте менеджер паролей в "коробке", которое будет контролировать ваша ИТ-служба.
-
Оформите внедрение менеджера паролей приказом.
Приказ о внедрении обяжет персонал сохранять (и передавать, если нужно подрядчикам и новым сотрудникам) конфиденциальную информацию в менеджере паролей. Этот приказ поможет сделать процесс более безопасным и управляемым.
Источники:
[1] - Гостиничные услуги (рынок России)
[3] - Гостиничный рынок и рынок других средств коллективного размещения в 2023 году
[2] - Ростуризм назвал число занятых в туристической отрасли РФ
Полезные материалы:
Как малому и среднему бизнесу навести порядок во всех паролях
Чек-лист для администратора отеля
Чек-лист заселения и выселения из отеля
Кибербезопасность отеля