И не потерять аудиторию
Любой бизнес сегодня максимально цифровизирован — и запаролен. Пароли нужны для доступа к ресурсам, документам, админкам, почте, приложениям... Масса паролей, и с каждым годом их становится все больше. Разбираемся, как навести порядок и чем тут может помочь менеджер паролей TeamDo, разработанный специально для малого и среднего бизнеса.
Сколько ресурсов задействовано в вашем бизнесе? Социальные сети, «учетки», облачные хранилища, «админка» сайта... По нашему опыту, у одной небольшой компании обычно от 11 до 35 учетных записей в разных облачных сервисах. К каждой из них — отдельный пароль. Или один и тот же пароль на несколько сервисов? Не самый лучший вариант, но тоже может быть.
Все эти «админки», «учетки», аккаунты в соцсетях и так далее — цифровые активы. Некоторые из них являются частью вашей интеллектуальной собственности и имеют денежную стоимость — например, сайт или мобильное приложение. Другие необходимы, чтобы эффективно вести бизнес: управлять ресурсами, наращивать аудиторию, рассказывать о себе.
Что может быть цифровым активом:
домены, логотип, лицензии на цифровые продукты, криптовалюты, подтвержденные ключом, учетные записи, ответы на контрольные вопросы, электронные книги, патенты, конфигурации программного обеспечения, сертификаты и т.п.
Важно, чтобы в цифровых активах был порядок. Многие не уделяют этому отдельное внимание, и начинаются проблемы. Если пароль был у одного сотрудника, он уволился, отключил все телефоны и не поделился этим паролем (забыл или сделал это специально) — что тогда делать? А нужно ли знать пароль от соцсетей кому-то еще, кроме SMM-менеджера? А кто-нибудь вообще знает все пароли?
Разные компании пытаются по-разному решить эти вопросы:
На наш взгляд, установить менеджер паролей — максимально эффективный вариант:
Ну а с тем, как работает простой и доступный менеджер паролей, мы разберемся в этой статье.
Итак, вы решили всерьез заняться диджитал-активами, все структурировать, разложить по полочкам и вымести пыль из цифровых углов. Как сделать это быстро и эффективно?
Соберите список всех интернет-ресурсов, которыми пользуются ваши сотрудники, пароли для входа в «учетки», «админки», аккаунты и т.д.
Выясните, каково назначение всех собранных ресурсов; что из них используется редко или не используется вообще. Определите, что наиболее важно для компании, на каких платформах собраны клиенты. Какие есть риски для тех или иных ресурсов — ограничения для пользователей, возможность блокировки и т.д.
Все площадки оцените по критериям: надежность, польза, безопасность и незаменимость. Так вы определите самые ценные. Возможно, вы поймете, что какие-то цифровые активы вам и не нужны.
Соберите все пароли в одном месте. Подумайте, как сделать так, чтоб этот реестр был защищен, чтоб никто не смог его отредактировать без вашего ведома, случайно удалить информацию.
Пропишите для сотрудников свод правил: какие активы ваша компания использует, кто имеет доступ к тем или иным активам, кто может их редактировать.
Важно, чтобы доступы были только у тех, кому это действительно необходимо: у маркетолога — к соцсетям, у бухгалтерии — к личным кабинетам банка и налоговой и т.д. У вас как у собственника должны быть доступы ко всем ресурсам.
Можно установить менеджер паролей. С ним все будет на виду: кто к чему имеет доступ, кто что отредактировал. А главное — ни один пароль или логин не потеряются.
По нашему опыту, девять из десяти компаний когда-либо теряли логин и пароль от коммерческого аккаунта в соцсети. А вместе с ним — и лояльную аудиторию.
Есть два варианта работы с приложением:
Облако может быть с шифрованием или без шифрования. Смысл в том, что вы, по сути, выбираете место хранения всех своих паролей — либо на своем сервере, либо на сервере разработчика.
Главный плюс TeamDo от компании Online-Media — понятный интерфейс. Менеджер выглядит как табличка, каждая строчка которой — доступ к отдельному цифровому активу. Указаны ссылка, логин и пароль для входа или пользования.
Каждый доступ видят разное количество сотрудников — только те, кто пользуются этим ресурсом. У каждого пользователя может быть несколько доступов, причем, разного уровня: какие-то строки можно редактировать, а какие-то нет. Максимальный уровень управления приложением — у Администратора. Он добавляет или удаляет пользователей и сами доступы.
Создать новый доступ просто: нужно нажать соответствующую кнопку в правом верхнем углу и заполнить поля. Пароль к доступу можно придумать самому или попросить TeamDo его сгенерировать.
В систему можно внести доступы к ресурсам не только своей компании, но и заказчика: например, к облачному хранилищу, где лежат нужные вам файлы или внутренние документы. Такой подход — дополнительная гарантия, что утечки с вашей стороны не произойдет, заказчик может быть спокоен. Когда проект закончится, администратор просто удалит этот доступ из менеджера паролей.
Второй большой плюс TeamDo — иерархия внутри команды.
В сервисе термин «команда» обозначает всех сотрудников компании. Внутри команды может быть несколько групп — это объединенные по какому-то принципу сотрудники. В TeamDo предустановлены 17 групп: «HR (кадры)», «Администрация», «Бухгалтерия» и др. Администратор может эти группы редактировать, удалять или добавлять новые.
Группы нужны, чтобы удобнее управлять цифровыми активами: администратор может расшарить доступ сразу на группу, то есть на тех сотрудников, которые работают с этим активом. Например, у группы «Бухгалтерия» есть доступы к личным кабинетам банка и налоговой. А у группы «IT» — к «админке» сайта.
У каждого сотрудника установлена роль или даже несколько. Роль — это функция сотрудника, то, чем он, собственно, занимается: дизайнер, бухгалтер, аккаунт-менеджер, 1С-программист и др. Одна и та же роль может быть у нескольких сотрудников в команде: несколько дизайнеров, программистов или эйчаров.
В TeamDo уже предустановлены 83 роли, но Администратор может какие-то из них удалить или создать новые.
Администратор определяет уровень доступа каждой роли внутри группы. Например, в группу «Маркетинг» входят автор текстов, гендиректор и маркетолог. У них разные возможности: автор текстов может только просматривать доступы, а гендиректор и маркетолог — еще и редактировать и добавлять новые.
Добавлять в менеджер паролей можно как своих сотрудников, так и фрилансеров, работающих на аутсорсе, или заказчиков. После окончания проекта этих пользователей можно просто удалить из приложения, а пароли, которыми они пользовались, поменять.
Как видите, менеджер паролей TeamDo — достаточно простой и удобный для пользователя. Разобраться в нем интуитивно легко, вся власть — в руках только одного человека (администратора), а пароли знают только те, кому они действительно нужны. Разработчики TeamDo проводят обучающие вебинары по работе с менеджером паролей и по управлению цифровыми активами компании.
Цифровые активы — вопрос не только безопасности, но и репутации. Поэтому мы очень советуем в ближайшее время провести их инвентаризацию, с менеджером паролей или без. И наверное, «кадрам» не обязательно знать пароль от соцсетей, а «учетки» уволившихся сотрудников давно надо удалить.
