Чек-лист «Проведение встречи»

1. Вводная часть

Почему важно: Узнайте, есть ли у кого-то форс-мажоры или проблемы, чтобы скорректировать фокус.

Четко обозначьте, зачем собрались и к какому результату идете.

Ключевая фраза: «Все, мы начинаем встречу. Сегодня нам надо обсудить [тема], и по результатам мы должны [цель: принять решение, сформировать план и т.д.]».

Цитата: «Ты должен сказать, друзья, все, мы начинаем встречу. Цель встречи… К какому результату ты будешь сегодня вести».

Расскажите, какие темы будут обсуждаться, в каком порядке и сколько времени отведено.

Ключевая фраза: «У нас сегодня три темы: первая — [тема], 15 минут, вторая — [тема], 15 минут, третья — [тема], 15 минут. И 10 минут на завершение».

Цитата: «Дальше надо дать, по какому сценарию пойдет встреча, какие темы заявлены, сколько времени отведено, кто выступает, кто за кем».

Цитата: «Ты опять говоришь, хорошо, мы переходим ко второму вопросу… Называешь его, и у тебя есть 10-минутный отчет, 5 минут на вопросы».

Задавайте вопросы или вовлекайте других участников, но следите за временем: «Если тема затягивается больше, чем 5 минут на обсуждение, значит, вы ее выносите в отдельную встречу».

Ключевая фраза при превышении тайминга: «Слушайте, ребят, мы эту тему должны обсуждать 15 минут, мы уже не укладываемся. Предлагаю вынести ее в отдельный вопрос, договориться, где и когда продолжаем, и идем дальше».

Следите за временем сами, даже если сначала это сложно: «Сначала будет сложно сидеть на двух стульях… Ты должен и слушать, и следить за временем».

Со временем дисциплина улучшится: «Ты со временем научишься следить за временем и всех загонять в эту дисциплину».

Перескажите, что обсудили, какие решения приняли и какие поручения появились.

Ключевая фраза: «Ребят, мы сегодня обсудили с вами три ключевых вопроса: раз, два, три. У каждого такие-то поручения».

Цитата: «Вы просто еще раз проговариваете вслух… Какие договоренности, какие результаты надо принести на следующую встречу и куда».

Укажите, когда и где продолжите обсуждение или проверите результаты.

Ключевая фраза: «На следующем оперативке мы с вами обсуждаем эти поручения» или «Тему [название] продолжаем [дата, время]».

Убедитесь, что все участники знают, кто что делает: «Какие фокусы, приоритеты, и кто кому там что должен отправить».

Анализ и улучшение

Оцените, уложились ли в тайминг, были ли все подготовлены, достигли ли цели.

Цитата: «Пересматривать то, что ты мне сказала, исполнять это, анализировать, улучшать. Надо выработать привычку».

Обратная связь участникам

Если кто-то не подготовился, напомните о правилах: «Надо гнуть свою линию… Это надо было вчера сделать, а тут мы уже разбираем результаты».

Планирование следующей встречи

Сразу внесите в календарь дополнительные обсуждения, если они были вынесены: «Тут же договариваетесь, где и когда вы продолжаете обсуждение этой темы».

Дисциплина начинается с руководителя: «Руководитель сам сначала меняется, и люди автоматически начинают по правилам жить».

Терпение при внедрении: «В течение месяца-полтора, максимум двух, люди будут перестраиваться… Людям надо дать время принять новые правила».

Ограничение длительности: «Больше полутора часов — надо делать перерыв… Хорошие опытные руководители максимум двухчасовые встречи делают».

Глубина погружения: «Твой уровень погружения должен быть там 30%… Если что-то потребуется, ты индивидуально нырнул глубоко, разобрался, отпустил».