Чек лист администратора клиники

Открытие смены

Администратор появился на рабочем месте вовремя, до начала открытия клиникиАдминистратор проверил свой внешний вид

Униформа чистая, выглаженнаяОбувь чистая, закрытая, стиль «классический»Корпоративный бейдж утвержденного формата с ФИО и должностью в наличии, одет на положенном местеПрическа аккуратная, длинные волосы собраны в хвост или убраны в пучокНеприятные / резкие запахи отсутствуют (резкий запах духов, табака и т.д.)

Рабочее место администратора прибрано и подготовлено к работе

Проверен запас канцтоваровВключен рабочий компьютерВыполнен вход в медицинскую системуПроверен терминал оплаты

Проверен холл

Холлы и клиентские зоны чистыеЗапас бахил достаточенИспользованных бахил нетВода в кулере есть

Подготовлены медкарты пациентов или открыта информация о приёмеКлиника открылась согласно графику работы

В течение дня

Администратор с улыбкой приветствует каждого нового клиента-пациентаЕсли входящий не одел бахилы на входе, администратор вежливо просит одеть бахилыАдминистратор показывает где находится гардероб, куда можно повесить / сдать верхнюю одеждуУ клиента-пациента уточняется ФИО, время приема и ФИО врача, к которому он записанЕсли врач, к которому записан пациент занят в настоящий момент другим пациентом (или опаздывает), администратор извиняется за задержку и предлагает пациенту подождать по скриптуПри наступлении времени приема, администратор приглашает пациента проследовать к докторуАдминистратор уточняет у клиента-пациента форму оплаты (наличный/безналичный расчет), проводит окончательный расчет без ошибокПри завершении визита, администратор прощается с пациентом и желает ему всего наилучшегоСоциальные сети и корпоративная почта проверены, на все сообщения / электронные письма даны ответыГотовые результаты анализов пациентов отправленыПрозвон пациентов и ответ на звонки

Телефонная трубка берется не позже 3-го входящего звонкаПри приеме входящего звонка, администратор здоровается, сообщает название клиники, представляется и уточняет каким образом может помочь по скриптуЗапись к врачу по телефону проводится с четким вербальным дублированием контактных данных клиента повтором даты и времени приемаПри завершении звонка администратор прощается, желая всего наилучшегоПри отмене записи или сдвиге по времени со стороны клиники / медцентра, администратор незамедлительно связывается с пациентом, доводит информацию о сложившейся ситуации, извиняется и предлагает перенос приема на другое время

В течение рабочего дня не возникает ситуаций, когда на ресепшн отсутствуют сотрудники при появлении новых клиентов-пациентовОбщение с клиентами всех возрастных категорий осуществляется предельно вежливо и уважительно, в доброжелательной манере

Закрытие смены

Готовые результаты анализов пациентов отправленыНакануне приема, сделан обзвон записанных на следующий день пациентов для напоминания и подтверждения визитаАдминистратор проверил в МИС, что все приемы врачей закрыты В корпоративной почте нет не прочитанных / не отвеченных писемМедкарты за текущий день разложеныНаличная выручка пересчитанаВыдача из кассы проведенаСделан Z-отчет и проведена сверка итогов (терминал)Дневная выручка сложена в отдельный файл / конверт, прописана дата и сумма, деньги убраны в сейфОпломбированный печатью ключ от кассы сдан охране под роспись о сдачеПеред уходом, администратором проверена чистота и порядок на своем рабочем, в холле и клиентской зоне

Чек-лист «Чек-лист администратора клиники»

Открытие смены

В течение дня

Закрытие смены