Контроль продления доменов

Обеспечить своевременное продление доменов, минимизировать финансовые и репутационные риски, связанные с их случайной потерей, и оптимизировать трудозатраты сотрудников.

Кому в организации поручить контроль продления доменов

В муниципальной организации:

• руководителю IT-подразделения, системному администратору

В малом и среднем бизнесе:

• руководителю IT-подразделения, системному администратору, руководителю отдела маркетинга, руководителю финотдела

В микро-бизнесе:

• собственнику компании

В диджитал-агенстве:

• руководителям проектов или аккаунт-менеджерам

Сценарий учета доменов в организации: «контроль доменов отделом маркетинга с инициацией оплаты в бухгалтерию» 

Самый распространенный сценарий, когда контроль за корпоративными доменами возложен на руководителя отдела маркетинга, который должен заранее подавать заявку на оплату доменов в бухгалтерию.

Условия:

• В компании 10 доменов в разных зонах и с разными сроками окончания регистрации. 

• В организации принято оплачивать продление одного домена 1 раз в год. 

Сценарий позволит оплачивать домены заранее, без спешки.

Необходимые инструменты

• Для ведения учёта доменов: Приложение ЦИФРЫ.

• Для уведомлений об окончании срока регистрации: Приложение ЦИФРЫ, Telegram. Оповещение о продлении должно поступать всем участникам заранее, минимум за 30 дней до окончания срока регистрации домена.

Участники

• Владелец процесса: Руководитель отдела маркетинга. 

• Ответственный за внедрение процесса: Руководитель отдела маркетинга.

• Исполнитель: Сотрудник отдела маркетинга (например, интернет-маркетолог).

• Смежное подразделение: Бухгалтерия ( сотрудник в должности «бухгалтер»).

Схема действий

Отдел маркетинга ведёт реестр доменов в приложении ЦИФРЫ.

Интернет-маркетолог вносит все домены в приложение с полным описанием, включая дату окончания регистрации домена.

Система напоминает всем участникам о продлении домена за 30 дней: все получают уведомления в приложении и в Telegram.

Бухгалтер, получив уведомление, оплачивает и подтверждает оплату: вносит отметку в карточку актива.

Пошаговый алгоритм 

Шаг 1. Настройка прав и структуры Тимду

Настройка Групп доступа, ролей, пользователей и прав.

• Перейти в раздел «Администрирование → Группы».
• Создать группы, роли, права. 
• Добавить пользователей и дать им соответствующие роли: руководитель отдела маркетинга, интернет-маркетолог, бухгалтер.
• Подробнее в Руководстве пользователя

Пример прав для участников:

Шаг 2. Создание реестра доменов: заполнение карточек на домены 

Встроенные статусы жизненного цикла домена проходит через несколько состояний:

• «Использование» (активен)
• «Закупка» (ожидает оплаты)
• «Резерв» (не используется, но сохранён)
• «Списано» (не используется)

Перейти в раздел «Цифры → Активы». Внести все домены в группу  «Домены».

Заполнение одной карточки занимает ~2,5 минуты. На 10 доменов уйдёт около 25-60 минут.

Заполнение карточки актива (обязательные поля):

• Название домена.
• Дата окончания срока действия / оплаты (ключевое поле для отслеживания).
• Стоимость продления (поле «Стоимость актива» для последующей отчетности).
• Ссылка на аккаунт регистратора.
• Загрузка документов (например, скан договора или счета на оплату).
• Ответственный сотрудник (выбрать из группы маркетинга).

Настраиваемые поля: можно добавить поле «Статья бюджета» или «Код затрат для 1С».

Этап 3. Настройка автоматического контроля (выполняет интернет-маркетолог)

1. Настройка напоминаний о продлении:

• Перейти в раздел «Администрирование → Цифры  → Настройки».
  Установить правило: отправлять уведомление в Telegram за 30 дней до даты окончания.
  Получатели: все члены группы «Домены» с правами на редкатирование.

Это гарантирует, что уведомления и доступ к редактированию будут только у ответственных лиц.

Этап 4. Регламент работы для отдела маркетинга (Процесс)
Получение триггера к действию:

Сотрудник маркетинга получает уведомление в Telegram: «Домен example.ru истекает через 30 дней».

Инициация оплаты (Зона ответственности маркетинга):

Сотрудник заходит в карточку домена, проверяет актуальность стоимости.

Действие: Формирует служебную записку или заявку в бухгалтерию, обязательно указывая:

Сумму и получателя платежа (данные есть в карточке).

Крайний срок оплаты (с учётом внутреннего дедлайна, например, за 21 день до истечения).

Статью бюджета (если это поле было добавлено как настраиваемое).

Направляет заявку по принятому в компании каналу (1С, ERP, email).

Фиксация факта оплаты и обновление статуса:

После получения от бухгалтера подтверждения об оплате, сотрудник маркетинга:

Вносит новую дату окончания в карточку домена (например, +1 год).

При необходимости загружает новый скан платежного поручения в раздел «Документы» карточки.

Меняет статус актива обратно на «Использование».

Руководитель маркетинга в любой момент может зайти в раздел и увидеть историю изменений и актуальный статус.

Отчетность для руководства:

Используя фильтры и отчеты в «Цифрах», руководитель маркетинга может быстро получить данные:

Сводка по затратам: сколько потрачено на домены за период (функция «Стоимость актива» и экспорт данных).

Контроль приближающихся дат: список доменов, требующих продления в ближайшие 1-2 месяца.

Масштабирование

По аналогии с доменами можно учитывать и контролировать SSL-сертификаты, лицензии на ПО, аккаунты в веб-сервисах и другие цифровые активы с ограниченным сроком действия.

6 главных правил управления доменами для организации

Домен должен принадлежать компании юридически

80% компаний регистрируют домены на физлиц (сотрудников, подрядчиков). Юридически владелец — это лицо в реестре, а не тот, кто платит.

При увольнении сотрудника или конфликте компания может потерять доступ к домену, почте и сайту.

Решение

Оформляйте домен на юрлицо или ИП. Используйте корпоративную почту для аккаунта у регистратора.

Продление — критическая точка контроля

Домены часто становятся «безхозными»: отделы не знают кто за них отвечает (отдел маркетинга, IT или подрядчики), и их забывают продлевать.

Если домен уйдет в свободную продажу, остановится работа сайта, корпоративной почты и коммуникаций с клиентами.

Решение

Назначьте ответственных, автоматизируйте мониторинг сроков, дублируйте уведомления через разные каналы и держите контактные данные актуальными.

Проверяйте домен на пересечение с товарными знаками

Совпадение или сходство с чужим товарным знаком — основание для судебного спора.

Можно потерять домен по решению суда, даже при добросовестном использовании. Например, ВОИС (Всемирная организация интеллектуальной собственности) только в 2024 году рассмотрела 6168 таких жалоб.

Решение

Проверяйте домен по реестрам товарных знаков и ЕГРЮЛ до регистрации. Идеально, если домен дублирует ваш товарный знак.

Защищайте бренд в нескольких доменных зонах

Злоумышленники регистрируют похожие домены (в зонах .ml, .cf, .ga) для фишинга или перехвата трафика. На крупные бренды приходится до 80% таких атак.

Игнорирование ведёт к репутационному ущербу, краже данных клиентов и к выкупу доменов у киберсквоттеров.

Решение

Регистрируйте имя в ключевых зонах (.ru, .рф, .com), а также тайп-домены (с опечатками) и альтернативные написания.

Проверяйте историю домена перед покупкой

У ранее использовавшегося домена может быть «плохая» история: санкции поисковиков, блокировки почтовиков, связь с запрещенным контентом. Новый сайт унаследует проблемы: будет плохо ранжироваться, а письма с него попадать в спам.

Решение

Проверяйте историю через архив Wayback Machine, Whois-сервисы и привлекайте доменных брокеров.

Централизуйте управление доменами и аккаунтами

Бессистемное администрирование (аккаунты у разных подрядчиков, на личной почте) и потеря доступа при увольнении сотрудников ведёт к невозможности управлять доменами. В некоторых случая потеря может привести к срочному выкупу домена за большие суммы.

Решение 

Ведите единый реестр активов в приложении ЦИФРЫ ТИМДУ, используйте корпоративные почтовые ящики и настройте разграничение прав доступа.