Учет имущества в закрытых контурах

Задача 

Провести учёт станочного оборудования (боле 2000 единиц). Проводить переодические проверки. Для каждого станка нужны подробные описания — наименование, модель, серийный номер, инвентарный номер, год выпуска, технические характеристики, место установки, фотографии, схемы, инструкции, история обслуживания.

Требования к программе учёта

Полностью российский продукт, отвечающий требованиями безопасности. Должен быть размещён на сервере завода и работать автономно.

Сотрудники (администраторы/инженеры) должны пользоваться программой на ПК, мобильных устройствах (планшет/смартфон с камерой). 

Развертывание, настройка (Администратор ИТ/Системный администратор):

• Установка Инвентарь.TeamDo на выделенный сервер внутри закрытого контура с настройкой  резервного копирования.
• Настройка системы: 
  — подготовка рабочей среды (подразделения, типы оборудования, ответственные лица), 
  — подготовка типов объектов учёта: схемы полей для разных видов станков,
  — настройка ролей пользователей и прав доступа (администратор, инженер, техник, кладовщик, аудитор и др). 
• Регистрация пользователей и назначение им ролей.
• Регистрация устройств и авторизация устройств (планшеты/ПК пользователей).

Первоначальное наполнение данными (Инженеры по оборудованию/Технические специалисты)

• Создание карточек станков непосредственно в веб-интерфейсе на ПК или через импорт из внутренних систем (если есть CSV/XLSX выгрузка) в Инвентарь.TeamDo.
• Заполнение всех необходимых полей: текстовые описания, загрузка документации (PDF, DOC), схем (DWG, PDF), фотографий.
• Генерация уникальных QR-кодов системой для каждого станка.
• Печать QR-кодов на устойчивые к промышленной среде материалы (металлические таблички, пластик, бумага м ламинацией) и их физическое нанесение на станки. 

Повседневная эксплуатация (Техники, Операторы, Кладовщики)

• Инвентаризация: Техник подходит к станку, сканирует QR-код своим планшетом. Приложение мгновенно открывает карточку именно этого станка. Техник видит актуальную информацию, сверяет физическое состояние с данными в системе, при необходимости вносит оперативные заметки (например, «требуется смазка», «потеряна табличка параметров»).
• Поиск оборудования: Поиск по названию, инвентарному номеру, месту установки и другим характеристикам через веб-интерфейс. 
• Доступ к документации: При сканировании QR-кода или открытии карточки на планшете/ПК мгновенный доступ ко всем прикрепленным документам (паспорт, схемы, инструкции по эксплуатации и ремонту). Критично для оперативного ремонта.
• Учет перемещений: При перемещении станка ответственный сканирует QR-код, вносит изменения в карточку (новое место установки, нового ответственного), система фиксирует дату, время и пользователя. Автоматическое обновление данных для всех.
• Управление расходниками или запчастями: Привязка спецификаций и запчастей к станкам. Учет остатков на складе, резервирование для ремонта конкретного станка. 

Техническое обслуживание и ремонты (Инженеры, Техники)

• Плановое ТО: Создание регламентов ТО (при использовании Чек-листы.TeamDo), привязка их к станкам. Напоминания (внутрисистемные или интеграция с корпоративной почтой/мессенджером внутри сети). Техник сканирует QR, видит перечень работ по ТО, отмечает выполнение, вносит данные о замененных расходниках. 
• Аварийный ремонт: Техник сканирует QR-код сломанного станка, быстро получает доступ к схемам и истории ремонтов. Фиксирует неисправность, использованные запчасти, время простоя.
• История обслуживания: Вся информация по ТО и ремонтам автоматически записывается в карточку станка, формируя полную историю его эксплуатации. 

Отчетность и аудит (Руководители, Аудиторы, Бухгалтерия)

• Генерация отчетов: списки оборудования по цехам/категориям/ответственным, отчеты по проведенным ТО и ремонтам, отчеты по простоям, инвентаризационные описи.
• Полный лог действий: система фиксирует ВСЕ действия пользователей (кто, когда, что изменил в карточке станка). Критично для безопасности и расследований.

Резервное копирование и обновление (Администратор ИТ): 

• Регулярное резервное копирование базы данных и файлового хранилища системы на внутренние ресурсы завода. 
• Обновление версии ПО осуществляется вручную администратором путем установки обновлений, полученных на физическом носителе от TeamDo, с последующей проверкой на соответствие регламентам ВПК перед установкой в контур.

Экономические выгоды внедрения Инвентарь.TeamDo

Ниже представлены обощённые расчёты, реальные для любого завода или предприятия ВПК. Сравниваем традиционный методо учёта с лицензией Инвентарь.TeamDo, она безлимитна по пользователям, устройствам, карточкам имущества и расходникам. 

Основная экономия начинается сразу после внедрения.

Стоимость лицензии Инвентарь.TeamDo — годовая и окупаемость происходит практически мгновенно (в течение первых недель или месяцев эксплуатации, как только начинаются плановые инвентаризации и активный поиск информации). Фактически, экономия от первых же 1–2 инвентаризаций и нескольких десятков запросов на поиск информации покроет стоимость годовой лицензии.

Инвестиции окупаются многократно и практически мгновенно за счет радикального сокращения трудозатрат на ключевые процессы (инвентаризация, поиск информации). Безлимитная лицензия на 2000 объектов делает стоимость решения привлекательной — 66,45 рубля на станок в год. При увеличении количества объектов или пользователей экономия будет только расти, а стоимость лицензии – оставаться фиксированной.

Нематериальные выгоды, связнные с улучшением общей управляемости сложно выразить в рублях.