Ответ: Формализация процесса через платформу. Смена ответственного в системе юридически фиксирует смену ответственности. Процесс становится прозрачным, быстрым и юридически защищенным.
В карточке каждого актива ведется история его перемещений и смены материально-ответственного лица. В любой момент можно посмотреть, кто и когда нес за него ответственность.
Цифровая процедура без создания задач
- Подготовка списка оборудования: Ответственный за передачу (например, HR или руководитель) формирует список оборудования, закрепленного за сотрудником.
- Фиксация состояния: Передача происходит с использованием мобильного устройства. Новый и старый ответственные сканируют каждый актив, сверяют его наличие и вносят в систему актуальное состояние (например, "царапины на корпусе", "не работает клавиша").
- Юридическая значимость: Из системы выгружается список активов, Система автоматически формирует Акт приема-передачи, который подписывается электронно-цифровой подписью (ЭЦП) всеми участниками процесса. Этот документ имеет юридическую силу и хранится в системе, что снимает претензии в будущем.