Каталог товаров обширен и включает в себя большой список позиций: от привычных блокнотов и ручек до шоколадок с логотипом заказчика и печати на ткани.

На благо создания продукции трудится целый штат профессионалов и 25 производственных машин разной направленности.

Начав свой путь еще более 20 лет назад, фирма растет и развивается, на данный момент она ведет сотрудничества с 15 регионами Российской Федерации.

Также компания предоставляет услуги дизайнеров, готовых разработать внешний вид сувениров под любой запрос.

Директор фирмы, Ольга Лебольд, испытывала ряд трудностей во время ремонта и планового осмотра техники:

Информация о машинах хранится в бумажном виде, что занимает физическое место на складе. Помещение небольшое, в нем нет лишней квадратуры, всё отведено под машины и расходные материалы.
Поиск документов и чеков на технику занимает время и влечет за собой потерю человеко-часов.
Бывает и такое, что некоторая информация об оборудовании может быть утеряна или перепутана.

Для решения этих проблем, компания Вайар обратилась к нам. Важно было цифровизировать и автоматизировать процесс инвентаризации.

Решение для инвентаризации

В сувенирно-полиграфической компании был запланирован первичный учет имеющейся техники. Сотрудник, который занимается проведением инвентаризации, получил на руки бумажные документы о каждом оборудовании, которое предстояло инвентаризировать.

Было важно сохранить информацию о таких вещах, как серийный номер, технические характеристики техники, дата и стоимость покупки.

Еще одним запросом Вайара стал раздел с текстовыми примечаниями в свободной форме для описи брака и возможность прикрепить фотографии оригиналов документов.

В качестве инструмента было выбрано облачное решение Инвентарь.TeamDo, имеющее все необходимые фирме функции.

Базовое решение рассчитано на команду до 30 человек пользователей и 1 000 единиц имущества и неограниченное количество расходников.

Годовая стоимость облачного решения на 18 июня 2026 г. составила 14 900р.

Для проведения инвентаризации потребовалось лишь 3 единицы техники: компьютер для внесения данных в сервис, принтер для печати наклеек с QR-кодами и смартфон для сканирования кодов. Такой способ учёта не требует больших вложений или сложной специализированной техники. Нужное оборудование найдется в любой компании.

Ход инвентаризации

Работа была разбита на 4 этапа для удобства команды и отслеживания результатов в режиме реального времени.

Этап 1. Регистрация компании в системе

Директор Вайар заполнила форму на сайте TeamDo и получила e-mail с ссылкой для первого входа в систему. Для компании заранее был создан аккаунт на платформе для проведения инвентаризации.

Интерфейс интуитивно понятен и имеет возможность кастома.

Этап 2. Настройка системы под нужды компании

В настройках сервиса пользователи с нужным уровнем доступа (их также называют ролями) могут вносить определенные изменения.

Запросом компании Вайар было сохранение информации о технике и дополнительный текстовый раздел.

Всё это было внесено в шаблон и не требует постоянного создания новых полей для каждой единицы техники отдельно.

Также для удобного поиска и разделения оборудования по категориям был составлен список типов инвентаря.

Этап 3. Внесение данных

Ввиду небольших размеров фирмы и хорошей организации уже имеющихся документов работа проходила быстро.

Заполнение данных проходило в Excel-файле по образцу, откуда данные импортировались в сервис.

Этот метод удобнее и быстрее, если за раз нужно внести большое количество данных по единому шаблону. Именно поэтому этап подготовки так важен.

Данную таблицу можно будет использовать снова, не убирая уже внесенных данных. Система сама распознает повтор строки и не будет создавать дубликат.