Управляющие отелем ALL INN искали недорогое облачное решение для регулярного учета и контроля материальных активов. Проводить учёт в отеле «вручную» на бумаге или в экселе трудозатратно, нужен инструмент, с которым можно проводить учёт с той частотой, которая нужна отелю.
Для автоматизации процесса управляющие ALL INN обратились к команде TeamDo.
— 43 номера высшей категории
— Ресторан, лобби-бар, караоке-бар и круглосуточный рум-сервис, банный комплекс общественного формата
— Гараж на 150 снегоходов, посуточное и сезонное хранение снегоходов
— Комплексное обслуживание и аренда техники и оборудования — лыжи, сноуборды, снегоходы, квадрациклы
— Персональные сушильные шкафы
— Заправка с 100 бензином на территории
ALL INN, Республика Хакасия, Орджоникидзевский район, с. Приисковое, ул. Советская, д. 52
Провести первичный учёт основных средств в отеле можно и обычным способом, «вручную». Делают это так: 2–3 сотрудника получают у бухгалтера печатные списки, а затем проходят все зоны и проводят сверку. Это процесс долгий и сопровождается ошибками.
Автоматизировать процесс инвентаризации можно с помощью программы для учёта. Тогда в неё можно внести все данные по каждому объекту.
Идеально — получить из программы QR-код для каждого объекта, затем наклеить их на имущество. После проверка становится простой — нужно сканировать QR-коды. При сканировании уведомление при проверки сразу будет попадать в программу.
Управляющий отеля ALL Inn выбрал облачное решение Инвентарь.TeamDo, которое имеет описаный функционал и доступно по стоимости.
Базовое решение рассчитано на команду до 30 человек пользователей и 1 000 единиц имущества и неограниченное количество расходников.
Годовая стоимость облачного решения на 1 августа 2024 г. составляла 6 900 р.
Приложение значительно сокращает время проведения инвентаризации за счёт: загрузки уже подготовленных файлов, возможности сканирования штрих-кодов и этикеток.
Важная функция приложения Инвентарь.TeamDo — копирование данных: достаточно описать один типовой номер в отеле, а остальные сделать через «копипаст». Это сокращает время на внесение и учёт одинаковых предметов.
При инвентаризации использовали
Инвентаризация шла 3 недели в несколько этапов:
В результате внедрения отель получил учёт и ревизию материальных активов. Собственник увидел всю картину целиком, включая общую сумму затрат на оснащение отеля.
В ходе внедрения стало понятно, что необходимо разделить зоны ответственности за разные участки между несколькими материально-ответственными лицами. Для этого в приложении TeamDo были: назначены ответственные лица проведена группировка материальных объектов по специфики.
Команда на месте провела опись и подготовила файлы для загрзуки. Были внесено все оборудование по 7 зонам: номерной фонд, лобби, баня, караоке, конференц-зал, ресторан и тренажёрный зал.
Ресторан находится на первом этаже отеля, общая площадь 320 м2 и состоит лобби-бар с барной стойкой на 8 персон и зал на 48 посадочных мест.
665 объектов внесено в приложение: мебель, текстиль, техника, световое оборудование, кашпо и гардины, техника (холодильники, кофемашины, весы, льдогенератор и пр.), наполнение столов, оргтехника и элементы декора.
Отель обладает прекрасно укомплектованным номерным фондом. На один номер приходится 78–85 едениц оборудования: мебель, техника, текстиль на окна, постельное бельё, посуда, элементы декора номера, плечики, расходные материалы для санузла. В приложение внесено: 3 685 единиц оборудования для 43 номеров.
Порядок инвентаризации номерного фонда проводился в несколько этапов. На первом этапе в TeamDo ещё не было возможности импорта данных и команда All Inn попробовала вносить данные «руками». Это оказалось очень долго и неудобно. Команда дописала импорт и отель начал готовить файлы с описанием оборудования номеров.
Гостям отеля наклейки не должны «бросаться» в глаза, поэтому предварительно нужно составлять карту расклеивания. Пример небольшой части карты "предмет - место наклеивания":
Из личного кабинета формируется список QR-кодов на печать: все объекты, группы или коды к тем объектам, которые ещё ни разу не были напечатаны.
Печатать QR-кода можно на обычном принтере в офисе или на специализированном в типографии. Главное — у бумаги должна быть клейкая основа.
Подбирать решение (нужную плотность бумаги, ламинирование) нужно исходя предполагаемой частоты воздейсвия на QR-код. Например, если телевизор бумажная наклейка на телевизоре продержится намного дольше, чем на стакане.
Есть 6 шаблонов:
Наклейка QR-кодов механический процесс. По возможности наклейка размещается так, чтобы её не было видно гостю отеля, например, на задней стороне объекта. Но в то же время, она должна быть без труда доступна для проверяющего.
Проверять наличие объекта по QR-коду можно любым авторизованным в системе смартфоном. Процесс простой:
Гости отеля могут пытаться сканировать QR-коды, но приложение Инвентарь.TeamDo никак не зафиксирует эти события.
