Ольга Бачина
  • 4 мин
  • 3775

Чек-листы для отеля

Чек-листы (или «контрольные списки») появились как только человек задумался о том, как избежать ошибок в какой-то деятельности. Активно чек-листы используют там, где есть риск ошибки или для того, чтобы упростить человеку выполнение работы.

В отеле чек-листы можно использовать во всех рабочих процессах: от найма нового сотрудника до подготовки плана продаж. 

Зачем чек-листы собственнику, руководителю или сотруднику отеля?

Для собственника отеля чек-листы — это стандарты, которые должны быть выполнены независимо от того, присутствует ли он в отеле как операционный директор или как акционер наблюдает за работой отеля или всей сети.

Для управляющего и руководителя отеля чек-листы — это инструмент, который помогает следить за тем, чтобы вся команда и услуги соответствовали стандартам, а работа выполнялась полностью.

Для сотрудника отеля чек-лист — это рабочая инструкция, которая помогает выполнить работу и ничего не упустить. 

У путешественников всегда есть выбор вариантов жилья: от отеля до апартаментов. По данным TripAdvisor 81% людей используют обзоры и отзывы при выборе отеля. Задача управляющего минимизировать отрицательные отзывы.

Чек-листы помогают и опытным сотрудникам и новичкам выдерживать принятый для отеля уровень сервиса в обслуживании.

Какие бывают чек-листы?

Атул Гаванде в книге «Чек-лист. Как избежать глупых ошибок, ведущих к фатальным последствиям» разделяет чек-листы на два вида:

Сделай и проверь (Do-Confirm)

Цель такого чек-листа — убедиться, что все необходимые действия выполнены, ни один пункт не пропущен и не забыт.

Это могут быть любые проверочные листы для контроля какой-то деятельности. Такой чек-лист помогает руководителю контролировать выполнение работ, а сотруднику оценивать качество своей работы.

Прочитай и сделай (Read-Do)

Цель — выполнять действия последовательно. Любой последовательный алгоритм можно отнести к этому виду контрольных списков. Например, в отеле — последовательная уборка номера или приём документов у гостя при заселении.

чек-листы в отеле

В отелях используют чек-листы «Прочитай и сделай (Read-Do)» для линейных сотрудников для выполнения последовательных работ:

  • Чек-лист администратора
  • Чек-лист на открытие и закрытие смены 
  • Чек-лист горничной
  • Чек-лист для подготовки отчета
  • и т.д.

Чек-листы типа «Сделай и проверь (Do-Confirm)» создают, как правило, руководители для самоконтроля. Например, Генеральный менеджер отеля может создать чек-лист для проверки работы подрядчика или топ-руководителя службы.

Какие задачи может решить отель с помощью чек-листов TeamDo?

Уменьшение ошибок персонала отеля

  1. Сотрудники перестают совершать ошибки или делают их меньше. 
  2. Рабочие процессы получают стандарты, их можно оптимизировать.

Уменьшение документов

  1. Лишняя документация перестает храниться, нет нужды в архивах и лишних файлах.
  2. Не нужно печатать чек-листы.

Облегчение контроля и экономия времени руководителей

  1. Легче проводить внутренние проверки, аудиты. 
  2. Легче контролировать работу сотрудников.

Сокращение времени руководителя на обучение новых сотрудников

  1. Сотрудник получает электронные чек-листы — так быстрее их ввести в рабочий процесс.

Как внедрить электронные чек-листы в отеле и уйти от бумажных?

Руководители с опытом знают, что внедрение любого нового процесса — процесс посложнее подготовки документа. Поэтому мы рекомендуем начинать с простых шагов без какой-либо спешки.

Внедрите один чек-лист на один простой, но часто повторяющийся процесс.

Начните с онбординга, например, с чек-листа «Проверка документов при приёме на работу горничной».

Или, как ниже с «Чек-листа администратора: принять смену».

Пример чек листа для отеля «администратор принимает смену» в TeamDo

Так Администратор отеля видит чек-лист на своем смартфоне, планшете или компьютере.

Так Руководитель видит выполнение чек-листа на своем смартфоне, планшете или компьютере.

Посдедовательность действий в приложении TeamDo после регистрации отеля

  1. В разделе Администрирования создать роль «Администратор отеля».
  2. В разделе Администрирования внести пользователей  — администраторов отеля. 
  3. В продукте Чек-листы во вкладке Шаблоны создать шаблон «Принять смену».
  4. Дать права Администраторам отеля работать с шаблоном. Администратор, принимая смену будет открывать и заполнять чек-лист «Принять смену» на компьютере или в мобильном телефоне.
  5. Руководитель будет видеть дату запуска чек-листа и время отметки каждого пункта при выполнении.