Кейс: Учёт корпоративных доменов

Диджитал-агентство Online Media регистрирует доменные имена для клиентов агентства и своих проектов. В управлении находится 60 доменов. Как внести домены в Цифры.TeamDo и провести виртуальную инвентаризацию рассказываем в кейсе.

• Что такое домен?
• Учет доменов
• Результат — журнал учёта доменов 

Что такое домен?

Доменное имя — символьное имя для идентификации областей, которые являются единицами административной автономии в интернете. В РФ возможно зарегистрировать доменное имя в 700 доменных зонах. 

Например,

teamdo.ru — доменное имя в зоне .ru первого уровня
app.teamdo.ru — доменное имя приложения в зоне .ru второго уровня

Учёт домена

Зарегистрировать доменное имя можно на юридическое и физическое лицо. В момент регистрации возникает право аренды, которое принадлежит регистрирующему. 

С точки зрения бухгалтерского учёта, доменное имя — нематериальный актив, который отражается по дебету как «Вложения во внеоборотные активы».

Продлевают доменное имя обычно на отдин-три года. Если аренда доменного имени не оплачена, то право на регистрацию домена становится доступных для всех желающих. Типичная проблема — потеря домена при отсутствии своевременной оплаты. 

Результат — журнал учёта доменов в TeamDo

Данные по всем доменам Online Media хранили у регистратора — это 60 доменов. Все домены можно разделить на две группы: для клиентов и для агентства. Доступ к панели управления есть только у собственника.

Собственник собрал все данные в файл и передал его системному администратору, который внёс данные в приложение Цифры.TeamDo.

Шаг 1. Настройки права в Администрирование → Группы.

Доступ к данным будут иметь только собственники и системный администратор. Когда потребуется оплатить домен, все пользователи с ролями будут получать персональные уведомления в Телеграм.

Шаг 2. Создали группу Домены в приложении Цифры.

У агентства несколько типов цифровых активов. Есть сертификаты и лицензии, инструменты для учёта финансов и пр. Эти активы контролируют другие сотрудники компании.

Шаг 3. Внесли все домены. 

У карточки есть обязательные поля для заполнения и поля для дополнительного описания. Например, можно указать для какого подразделения был куплен актив, указать производителя, покупателя.

• В среднем на заполнение одной карточки уходит не более 2–3 минут.
• На внесение 60 доменов потратили 2 часа 30 минут.
• Совокупная стоимость всех доменов более 40 тыс.р.