Автоматизация учёта оборудования компьютерного клуба

Как компьютерный клуб в Тюмени внедрял учёт имущества с помощью Инвентарь.TeamDo.

О компании: сеть компьютерных клубов

Центральная Киберспортивная Арена — самая большая сеть развлекательно-игровых комплексов в Тюмене. Клуб работает на продвижение киберспорта, проведит кибертурниры.

Задачи: учёт компьютеров и комплектующих во всех филиалах

Киберклуб открыл третий филиал и испытывал трудности с контролем наличия и актуальности оборудования в филиалах. Часть оборудования необходимо своевременно заменять или перемещать как внутри филиала, так и между филиалами. С момента открытия клуба сотрудники пользовались «таблицами в экселе» – в результате чего началась путаница. 

Как внедряли Инвентарь.TeamDo в клубе: путь, удобства, сложности и результаты

Системный администратор eSports Central Arena, Георгий Крылов, выбрал путь постепенного внедрения: самостоятельно научитться работать с программой, внести часть оборудования, отработать процессы и после обучить сотрудников использовать Инвентарь.TeamDo.

Шаг 1. Регистрация компании

Системный администратор киберклуба заполнил форму тестового доступа на сайте TeamDo и получил e-mail с ссылкой для первого входа.

Шаг 2. Импорт данных в систему

Для внесения большей части оборудования был выбран метод «массового импорта»:

• администратор скачал шаблон,
• перенес из эксель-таблиц необходимые позиции оборудования,
• загрузил данные на платформу,
• получил готовые карточки объектов.

Оказалось с точки зрения структуры все организовано понятно и просто. Сначала было сложно, но техподдержка помогла оперативно решить возникшие вопросы и разобраться с программой.

Георгий Крылов, Системный администратор

Шаг 3. Печать наклеек с QR-кодами и наклейка на имущество

Следующим этапом выбрали в Инвентарью.TeamDo шаблон и напечатали наклейки с QR-кодами для всего учтённого оборудования. Потом наклеили  на компьютеры и другую технику.

Раньше инвентаризацию готовили так: распечатывали списки с оборудованием и проводили ручную сверку по этим спискам.

Будем привыкать пользоваться QR-кодами и размещать их на бОльшую часть оборудования. На днях посмотрели и протестировали механику процесса – оказалось удобно. Приятный бонус – можно отказаться от бумаги, программа сама вносит всю нужную информацию в момент сканирования наклейки с QR.

Георгий Крылов, Системный администратор

Шаг 4. Обучение сотрудников учёту имущества

Самый длительный этап – последующее обучение сотрудников работе с программой и установка регламентов.  К программе должны получить доступ 17 человек, это администраторы всех клубов сети.