Кейс: Компьютерный клуб ─ автоматизация учёта оборудования
Как компьютерный клуб в Тюмени внедрял учёт имущества с помощью Инвентарь.TeamDo.
О сети компьютерных клубов
Центральная Киберспортивная Арена — самая большая сеть развлекательно-игровых комплексов в городе Тюмень, которая ориентирована на продвижение киберспорта и проведение кибертурниров.
Задачи учёта в компьютерном клубе
Киберклуб открыл третий филиал и испытывал трудности с контролем наличия и актуальности оборудования в филиалах. Часть оборудования необходимо своевременно заменять или перемещать как внутри филиала, так и между филиалами. С момента открытия клуба сотрудники пользовались «таблицами в экселе» – в результате чего началась путаница.
Необходимо:
автоматизировать и систематизировать контроль наличия и состояния оборудования,
назначать ответственных,
моментально видеть актуальную информацию без «дополнительных прозвонов».
Как выбирали программу для учёта
Инструмент для закрытия возникших потребностей посоветовали коллеги, имеющие аналогичный бизнес в другом регионе, отталкиваясь от своего опыта использования.
Системный администратор eSports Central Arena, Георгий Крылов
Функционал Инвентарь.TeamDo позволяет построить бизнес-процессы, касающиеся любых материальных ценностей компании и автоматизировать их в соответствии с современными запросами.
Описание процесса: путь, удобства, сложности и результаты
Системный администратор eSports Central Arena, Георгий Крылов, выбрал путь постепенного внедрения: самостоятельно научитться работать с программой, внести часть оборудования, отработать процессы и после обучить сотрудников использовать Инвентарь.TeamDo.
Шаг 1. Регистрация компании
Системный администратор киберклуба заполнил форму тестового доступа на сайте TeamDo и получил e-mail с ссылкой для первого входа.
Шаг 2. Импорт данных в систему
Для внесения большей части оборудования был выбран метод «массового импорта»:
администратор скачал шаблон,
перенес из эксель-таблиц необходимые позиции оборудования,
загрузил данные на платформу,
получил готовые карточки объектов.
Оказалось с точки зрения структуры все организовано понятно и просто. Сначала было сложно, но техподдержка помогла оперативно решить возникшие вопросы и разобраться с программой.
Георгий Крылов, Системный администратор
Шаг 3. Печать наклеек с QR-кодами и наклейка на имущество
Следующим этапом выбрали в Инвентарью.TeamDo шаблон и напечатали наклейки с QR-кодами для всего учтённого оборудования. Потом наклеили на компьютеры и другую технику.
Раньше инвентаризацию готовили так: распечатывали списки с оборудованием и проводили ручную сверку по этим спискам.
Будем привыкать пользоваться QR-кодами и размещать их на бОльшую часть оборудования. На днях посмотрели и протестировали механику процесса – оказалось удобно. Приятный бонус – можно отказаться от бумаги, программа сама вносит всю нужную информацию в момент сканирования наклейки с QR.
Георгий Крылов, Системный администратор
Шаг 4. Обучение сотрудников учёту имущества
Самый длительный этап – последующее обучение сотрудников работе с программой и установка регламентов. К программе должны получить доступ 17 человек, это администраторы всех клубов сети.
На момент публикации кейса киберклуб eSports Central Arena только приступил к обучению сотрудников и результаты этого этапа будут добавлены позже.
Промежуточные итоги
К окончанию внедрения киберклуб планирует полностью отказаться от ведения базы материальных ценностей в электронных таблицах.
Плюсы, которые выявились даже в начале пути внедрения:
Автоматизировали процесс перемещения и списания оборудования
Тонко настроили процесс инвентаризации с учетом сроков проведения регулярных сверок
Руководство и технические специалисты в любой момент видят актуальную информацию о наличии, состоянии и местоположении оборудования
Нас очень радует, что в программу регулярно внедряются новые «фишки» и инструменты. Техподдержка оказалась очень открытой и приветливой: по нашему запросу уже начали доработку необходимого функционала.
Сейчас мы начали процесс подключения сотрудников и постепенно перенесем весь процесс инвентаризации полностью на платформу TeamDo.
Георгий Крылов, Системный администратор
О финальных результатах и итогах внедрения расскажем спустя несколько месяцев активного использования платформы.
Будем привыкать пользоваться QR-кодами и размещать их на бОльшую часть оборудования. На днях посмотрели и протестировали механику процесса – оказалось удобно. Приятный бонус – можно отказаться от бумаги, программа сама вносит всю нужную информацию в момент сканирования наклейки с QR.